Ошибки бухгалтера, которые калечат бизнес

Экспертные советы руководителям и владельцам бизнеса от Елены Козловой — генерального директора сервиса Главбух Ассистент. Как проверить бухгалтера на профпригодность, какие финансовые ошибки наносят ущерб бизнесу, отдавать ли бухгалтерию на аутсорс — узнаете из статьи. Бонус: два кейса, которые впечатлили даже финансового директора со стажем 25 лет.

Самые частые ошибки в работе бухгалтера

Весь бухгалтерский налоговый учет — формализованная область, где все происходит строго по регламенту. Творчества там нет, зато есть регулярные изменения в законодательстве. Если специалист не в курсе последних поправок, он будет допускать ошибки, а также не сможет использовать новые законные способы сэкономить на налогах. Елена Козлова привела типичные примеры ошибок в бухгалтерии, которые руководителю можно и нужно вовремя проконтролировать. Касается малого и среднего бизнеса — у крупных корпораций свои проблемы, их сейчас рассматривать не будем.

Оптимизация налоговой нагрузки

Не все бухгалтеры применяют пониженные ставки страховых взносов для малого и среднего предпринимательства. Собственнику достаточно заглянуть в реестр на сайте налоговой службы. Если ваша компания там есть, то вы имеете право на пониженные ставки. По опыту наших клиентов, бизнес может сэкономить на этом от 3 до 15 миллионов рублей в год. Но если ваш бухгалтер не знает такой лайфхак, или просто забыл о нем — привет, лишние расходы. Мне кажется, это самая распространенная бухгалтерская ошибка, которая наносит прямой ущерб бизнесу.

«Мутные» рекламные расходы

Многим бухгалтерам почему-то кажется, что достаточно будет одного документа — например, акта выполненных работ, где в назначении указано «Рекламные услуги», а потом сразу потраченная сумма. В таком виде налоговая никогда не примет отчет на маркетинговые, рекламные и консультационные расходы.

Эта сфера идеальна для манипуляций с незаконными списаниями средств, «откатов» и тому подобного. Очень сложно проверить, были ли фактически оказаны услуги, или компания фиктивно завышает расходы с целью снизить налоги. Поэтому инспекторы пристально изучают эту часть расходов.

Должен быть полный пакет документов: приказы, положения, сметы, условия проведения акций. Для маркетинговых расходов есть законодательно установленные нормативы, их надо соблюдать. Нужны обоснования, подтверждающие документы, чеки — работа трудоемкая, и неопытные бухгалтеры частенько пытаются ее избежать, понадеявшись на удачу. Владельцу бизнеса лучше проверить, как оформляют эту статью расходов, и не пускать процесс на самотек.

Премии вне себестоимости

Чтобы законно списать премии в себестоимость, нужен целый пакет документов: локальные нормативные акты, четко утвержденный порядок расчета и начисления премий.

Налоговая порой настаивает, чтобы премии убрали из себестоимости — и тут важно грамотно отстоять позицию. Допустим, сказать: хорошо, мы уберем премии из себестоимости, но тогда и взносы с них сократятся. Очевидно, такой вариант налоговой инспекции не понравится.

К сожалению, далеко не все бухгалтеры готовы вступать в спор с налоговой ради сокращения издержек — не хватает времени, компетенций, нервов. Чаще идут по пути наименьшего сопротивления — пусть работодатель заплатит, сколько попросят, зато спать спокойно будем.

💡

Совет собственникам бизнеса: убедитесь, что у вас в компании есть два локальных нормативных акта — положение о внутреннем трудовом распорядке и положение об оплате труда. Попросите бухгалтера показать их вам, не поленитесь прочитать. Эти документы не могут быть одностраничными. Там должно быть четко расписано, как начисляется премия, каким категориям сотрудников, в каких случаях. Кстати, не забудьте включить в трудовой договор пункт о том, что сотрудник с этими положениями ознакомлен. Разумеется, все ЛНА должны быть актуальными на текущий год. Посмотреть и скачать образцы можно в интернете, например, в нашей инструкции для ИП и ООО.

Человеческий фактор

Банальнейшая ошибка: бухгалтер подготовил безупречный отчет с оптимальной нагрузкой, отправил его в налоговую и не посмотрел статус — принято ли. Просто ушел отдыхать с чистой совестью. Вариация этой оплошности — не отправил уведомление после отчета. Да, ничего страшного нет, штрафы за такие ошибки минимальны, но сам факт, что вами заинтересовалась налоговая, имеет неприятные последствия для бизнеса. Сейчас ведь все можно посмотреть в открытом доступе — из-за какой-то досадной мелочи у вас будет красоваться уведомление «Получено требование от ФНС в связи с пропуском срока уплаты налогов». Вряд ли инвесторам и партнерам такое понравится. Да и соискатели сейчас грамотные, проверяют потенциальных работодателей по всем фронтам.

Материал по теме: Сам себе детектив: экспресс-проверка работодателя

Еще один пример, как человеческий фактор создает проблемы на ровном месте. Когда отчет сдали, принято закрывать этот период, чтобы больше никто не мог зайти в документ и внести какие-либо изменения. Замученный, невыспавшийся или «выгоревший» специалист может просто забыть закрыть период. А потом кто-то, например, сам же бухгалтер, зайдет и еще поработает в отчетном периоде, что-то поправит. В результате компании придется готовить уточняющие декларации и пересдавать отчетность.

Не спешите обвинять бухгалтера в профнепригодности. Такие истории могут случиться даже с опытными специалистами высочайшей квалификации, особенно если компания экономит на автоматизации процессов и не следит за моральным состоянием ключевых сотрудников. В этом смысле аутсорс намного выгоднее — там в принципе невозможны такие ситуации, ведь на каждое действие есть регламенты, буквально на каждый «клик».

Многие компании перешли на ЭДО и автоматизировали процессы. Это здорово сократило количество ошибок, избавило бухгалтеров от рутинного ручного труда. Освободившееся время специалисты тратят на стратегические задачи: например, повышают квалификацию, «дружат» с нейросетями, анализируют финансовые проблемы компании и предлагают решения.

Цена ошибки

За первое выявленное нарушение в системе налогового учета предусмотрен штраф до 10 000 руб. Хотя на практике обычно не наказывают сразу, ограничиваются предупреждением. Выглядит безобидно, но есть нюанс — за второе нарушение, помимо штрафа покрупнее, вам грозит дисквалификация на 2 года. Суд всегда рассматривает фигурантов дела в связке «руководитель-бухгалтер», разбирается, чья вина тяжелее. Под дисквалификацию — запрет заниматься аналогичной деятельностью — могут попасть оба. Для бухгалтера это пожизненное клеймо и «черный список», ведь никто не захочет брать на работу специалиста с таким прошлым. Для собственника тоже приятного мало — два года нельзя будет заниматься бизнесом. Поэтому после первого нарушения директор и бухгалтер должны очень вдумчиво пересмотреть подход к ведению учета.

Мое субъективное мнение — ответственность в конце концов всегда ляжет на руководителя. Потому что обязательно найдется какой-то документ с подписью босса, который дал бухгалтеру право совершить ту или иную финансовую операцию.

Материал по теме: Какие ошибки в документах приводят компании к искам на крупные суммы

Кейсы

После 25 лет в роли финансового директора меня сложно впечатлить какими-то бухгалтерскими чудесами. Но некоторым нашим клиентам это удалось. Делюсь двумя самыми яркими случаями.

Каменный век

Программы для ведения бухучета появились еще в 90-е годы — самая известная, конечно, 1С. Так вот, в конце 2023 к нам обратился бизнесмен, ИП с упрощенной системой налогообложения. Его компания занималась изготовлением и ремонтом медицинских оптических изделий. Весь учет с самого начала вел приходящий бухгалтер — он делал это в Excel-таблицах. Бизнес рос, масштабировался, открывались новые точки и направления продаж, но в бухгалтерии ничего не менялось.

Поясню для тех, кто совсем не разбирается в тематике. Вести бухучет в 2023 таким способом — все равно что использовать для переписки почтовых голубей.

Настал момент, когда бизнесмен решил открыть собственный медицинский центр. Потребовались крупные вложения, предприниматель пришел к инвестору — тот посмотрел на него, как на человека из каменного века. Огромные обороты, сложнейшие отчеты — и все это в Excel! Инвестор как раз и посоветовал обратиться в аутсорсинговую бухгалтерскую компанию, чтобы разгрести «завалы» и восстановить учет в современном виде. Честно, я была в шоке, думала, человек шутит про Excel. Но нет, он искренне считал бухгалтерию не особо важным «придатком» бизнеса — налоги же посчитали, заплатили, а что еще надо? Мы полностью восстановили ему учет за последние три года, сделка с инвестором прошла успешно. Кстати, этот бизнесмен до сих пор наш клиент.

Пропали 15 миллионов, а никто и не заметил

История из разряда «шок-контент». К нам на аудит пришел крупный холдинг. У них есть общая централизованная бухгалтерия и финансовая служба с контролирующими функциями. При этом в каждом подразделении — это около 25 компаний — есть собственная бухгалтерия. Так вот, бухгалтер холдинга больше года выводила деньги на свой счет, указывая в назначении платежа «пополнение налогов».

Нас поразило, насколько же у клиента все печально с контролем финансовых операций, если такие платежи спокойно проходили целый год и не вызывали ни у кого вопросов. Бухгалтер вывела 15 миллионов таким способом, и никто не заметил. Естественно, в ходе аудита схема вскрылась, и мы тут же проинформировали клиента.

Не могу сказать, как сложилась судьба бухгалтера после этой истории, но собственник бизнеса решил перевести учет на аутсорс. Сейчас мы как раз на стадии заключения договора.

Два простых совета руководителям

Буду краткой — в любой непонятной ситуации проводите аудит. Не бойтесь обидеть бухгалтера, он сам будет рад оценить свою работу со стороны. Аудит — очень дешевая услуга, например, у нас в компании это стоит 2 000 рублей за проверку одного месяца. Зато в результате вам выдадут полный отчет, узнаете все проблемные места, получите советы независимых экспертов.

Второй момент — нанимая или оценивая бухгалтера, спросите у него только одно: актуальный аттестат. Для проверки уровня компетенций ничего лучше пока не придумали. Аттестация проходит раз в год. Если человек сдал этот экзамен, значит, точно профпригоден, а главное — в курсе всех новшеств в законах. Многие собственники регулярно направляют своих бухгалтеров на аттестацию, и правильно делают.

Сейчас есть очень удобные программы для руководителей, где всегда можно держать руку на пульсе, насколько ваш бухгалтер «в теме». После тестирования сразу увидите объективную оценку, например: «Ваш бухгалтер знает налоговый учет на 90%». Если процентов маловато, можно указать сотруднику на пробел и попросить подтянуть знания.

Материал по теме: Как изменилась профессия бухгалтера за последние 5 лет

Отдавать ли бухгалтерию на аутсорс?

На месте владельца малого или среднего бизнеса я бы точно выбрала аутсорс. Почему:

Любой руководитель вкладывает деньги в развитие бизнеса, а бухгалтерия не приносит дохода, то есть, финансируют ее по остаточному принципу. Для аутсорсинга ведение бухгалтерии — это и есть бизнес, в него инвестируют.
Сотрудники увольняются, уходят в отпуск, болеют. С внешним подрядчиком такой головной боли не будет.
Очень сложно потребовать возмещения ущерба с сотрудника — он защищен Трудовым кодексом. А с аутсорсинговой компанией заключают договор, где прописана финансовая ответственность. Причем ее, как правило, страхуют.

Было полезно? Сохраняйте в закладки, ставьте лайки 😎