Мозговой штурм: как расстаться с ключевым сотрудником

Пригласили шесть экспертов разобрать реальную ситуацию из жизни одной компании. Надеемся, статья поможет принять правильное решение не только автору запроса, но и другим управленцам в похожих обстоятельствах.

Ситуация

Главный бухгалтер за много лет выстроила отдел как «государство в государстве», воспитала работников, которые подчинялись только ей. Ее авторитет был выше, чем собственника. Зная это, сотрудница игнорировала любые распоряжения, даже от владельца компании.

При этом главбух полностью саботировала автоматизацию. Записи вели вручную, в тетрадях, с целью скрыть реальный объем работ. Штат был неоправданно раздут, но без автоматизации это не бросалось в глаза.

Собственник же боялся потерять документы, цифры, конфиденциальную информацию, которой владела главбух. И страх перевешивал: при всей токсичности и неэффективности сотрудница продолжала работать. Владелец компании не решался ее уволить. 

Вопросы для штурма: 

• Как быть собственнику в такой ситуации?
• Уволить главного бухгалтера? Но как это сделать без последствий? 
• Как не наступить на те же грабли с новым бухгалтером?

Послушаем мнения экспертов — от более демократичных предложений до категоричных и радикальных.

Не увольнять, а повысить

Решения, принятые в страхе и панике, обычно становятся самыми проигрышными и неэффективными. Поэтому первым делом стоит успокоиться и тщательно проанализировать все с холодной головой.

Основа возникшей ситуации — страх. Причем с обеих сторон. Вы боитесь потерять контроль, и это мешает увидеть потенциал развития. Бухгалтер испытывает страх перед будущим — она не видит перспектив развития и цепляется за привычные обязанности. Ее сопротивление — не злой умысел, а естественная реакция на неопределенность.

Эксперт считает, что увольнять главного бухгалтера совсем не обязательно, можно решить вопрос «бескровно» и с выгодой для всех участников. Тактика в три этапа:

1. Снять собственные страхи через принятие ценности и экспертности сотрудника. Составьте для себя список всех заслуг и достижений вашего бухгалтера за время работы. Что этот человек реально принес в компанию? Сколько кризисов предотвратил? Какие проблемы решил? Скорее всего, это ценный для вашей компании человек, который не просто владеет информацией, а умеет грамотно ей управлять во благо бизнесу.
2. Снять страхи главного бухгалтера. Проведите доверительную беседу, искренне поблагодарите за все, что человек сделал для компании. Объясните, что без информации в онлайн-режиме сложнее выстраивать стратегию компании. Предложите усилить команду специалистом, который будет постепенно внедрять автоматизацию и обучать сотрудников. Поговорите о том, как сотрудница видит свои перспективы в карьерном плане.
3. Предложить повышение и перестроить бизнес-процессы. «Я уверена, что главный бухгалтер станет работать более продуктивно, если предложить ей выше должность и больше зарплату», — поясняет Татьяна Федорова. Например, она может стать финансовым директором и сфокусироваться на стратегических задачах. Получите уникального аудитора, эксперта, заточенного именно под ваш бизнес.

Вводите цифровизацию и следите, чтобы бухгалтерия работала прозрачно, предусмотрите контрольные механизмы за рентабельностью, ликвидностью. Финансовый директор будет отвечать не за контроль, а подключаться во время ревизии, аудита, давать рекомендации, прогнозировать.

Привлечь внешних специалистов

Другой участник штурма предлагает начать с независимой аудиторской проверки. Это позволит объективно оценить состояние финансовых дел в компании, выявит возможные нарушения и слабые места — безупречный авторитет «незаменимого» специалиста пошатнется.

Параллельно советую обратиться за консультацией к профессионалам в области бухучета и юриспруденции. Вовлекайте внешних специалистов, чтобы оценить текущее положение дел, а потом разработать стратегию для постепенной замены или исправления работы главного бухгалтера.

Параллельно приступайте к оптимизации штата и разберитесь, кто чем занимается. Например, составьте список всех сотрудников, чья деятельность пересекается с бухгалтерией. Выявите, какие обязанности можно перераспределить, чтобы повысить эффективность. Также эксперт советует побеседовать с сотрудниками один на один. Цель — выяснить, почему главбух стала считать себя незаменимой, понять внутреннюю атмосферу и скрытые проблемы. Возможно, найдете союзников в борьбе с «тоталитаризмом» в отделе. А дальше переходите к активной цифровизации, чтобы процессы стали прозрачными и управляемыми.

Перестроить коммуникацию

Константин Митин — управляющий партнер компании «ИТ-координата» — считает, что главный бухгалтер вполне заменим, нужно только проявить решительность и грамотно подготовить почву.

Если у вас в бизнесе все «чисто», главного бухгалтера, каким бы он ни был, можно заменить совершенно спокойно. Его функция — понятная, регламентированная. Это же не какой-нибудь редчайший мастер, который вручную шлифует алмазы и абсолютно неподражаем. Сменить можно не только руководителя, но и весь отдел бухгалтерии, а то и вовсе перейти на аутсорс.

Совет собственнику: оставьте страх, расслабьтесь и включите рациональное мышление. В самом худшем случае вы потеряете какие-то цифры. Это плохо, но не критично для бизнеса.

Чтобы узнать настоящее положение дел в «захваченном» отделе, Константин Митин рекомендует внедрить туда своего человека. Например, скажите главному бухгалтеру, что только она может достаточно хорошо обучить вашу родственницу, знакомую, подругу. Так в закрытом от мира отделе у вас появится информатор — сможете отслеживать ситуацию и держать руку на пульсе. Очень может быть, что «самодержавие» ключевой сотрудницы — это ваше представление, основанное все на том же страхе. Более простой вариант — договориться с HR-отделом, чтобы он взял на себя коммуникации с сотрудниками из бухгалтерии, собирал обратную связь и докладывал лично вам.

Чтобы не наступить на те же грабли с новым главбухом, перестройте коммуникации в компании. Нельзя допускать изоляции целого отдела. Хороший выход — наладить кросс-взаимодействия по всем направлениям.

Возьмем, к примеру, платежные ведомости. Главному бухгалтеру нет никакой необходимости согласовывать и подписывать их — это может делать финансист. И так во всех случаях: расчет заработной платы — общаемся с расчетчиком. Другой вопрос — к другому сотруднику. Когда есть прямой контакт со всеми специалистами, сделать государство в государстве уже не получится.

А еще введите за правило проводить регулярные совместные активности — любые, хоть пятничные посиделки, хоть совещания и оперативки. Главное, чтобы в них участвовали не только руководители смежных отделов, но и линейные сотрудники. Ключевая задача — не допускать изоляции.

Быстро и жестко

Некоторые участники штурма настроены категорично — поскорее увольнять главного бухгалтера и пересобирать весь отдел.

Андрей Ивлев, директор компании «Надым аттестация»:

Я несколько раз попадал в очень похожие ситуации. К сожалению, единственный выход — увольнение. Причем прощаться придется со всем отделом. Иначе даже один оставшийся «гнилой» сотрудник испортит новый коллектив.

Соберите всю информацию, которую удастся получить с главбуха — лучше делать это при поддержке независимого эксперта — а потом максимально быстро распрощайтесь, советует эксперт. Хорошо, если удастся договориться с бывшей сотрудницей, чтобы она оставалась на связи и отвечала на вопросы нового бухгалтера при передаче дел.

Компанией должны управлять вы, поэтому вожака необходимо убрать, стаю — обезглавить, саботаж — подавить. Будьте готовы, что многие уйдут за главным бухгалтером. Окей, это нормально.

Возьмите ситуацию под контроль, осознайте, что перемены нужны ради благополучия компании и всех ее сотрудников. Эксперт предлагает провести честный и предметный разговор с главбухом. Если пойдет навстречу — хорошо, если нет — делаем предупредительный «выстрел в воздух»:

• Максимально быстро вводим нового сотрудника и берем дела на себя: все цифры, коды, доступы и процессы
• Передаем все это новому человеку, а затем уже проводим финальный разговор и увольняем прежнего сотрудника

Одумается? Хорошо, пусть работает. Нет? Что ж, все дела уже на новом человеке и под вашим контролем. Чтобы ситуация не повторилась, дублируйте ключевые роли в команде. То есть, нанимаете еще одного бухгалтера, которого обучаете выполнять абсолютно те же функции, — поясняет Иван Сырбу. Тогда не будет страха, что «священная корова» уйдет, а бизнес окажется в глубоком нокауте. Если стремитесь к цифровизации, то сразу нанимайте того, кто к ней готов.

Посмотрите зарплатные вилки главных бухгалтеров в вашем городе и рассчитайте бюджет заранее.

Перехватить инициативу

Ирина Добрынина — директор по персоналу клиники DEGA — уверена, что действовать нужно решительно, но поэтапно, минимизируя риски. Эксперт предлагает разыграть партию с шахом и матом в четыре хода.

1. Инвентаризация и цифровизация. Проведите учет всех бухгалтерских документов и данных под контролем независимого аудитора. Результаты могут стать веским аргументом для увольнения с объективными доказательствами неэффективной работы. А если пригрозите оглаской, главбух охотнее склонится к сотрудничеству. Затем начните внедрять автоматизацию учета. Это ключевой шаг, который лишит возможности скрывать информацию и раздувать штат. Процесс должен быть прозрачным и документированным, с поэтапной передачей данных в новую систему.
2. Постепенное снижение влияния. После начала автоматизации и аудита плавно ограничивайте доступ главного бухгалтера к критически важной информации. Например, разделите обязанности между сотрудниками отдела, введите дополнительный контроль со стороны аудитора.

В качестве временной меры предложите главбуху частичную автоматизацию, сосредоточившись на самых проблемных участках. Возможно, это снизит сопротивление к переменам и убедит сотрудницу в эффективности новых методов. Но есть риск, что затянете процесс и не решите проблему до конца.

3. Поиск замены. Параллельно с предыдущими шагами начинайте активный поиск нового главного бухгалтера. Упор нужно делать не только на профессиональные навыки, но и на личные качества: способность к командной работе, готовность к сотрудничеству и внедрению новых технологий. Тщательно проверяйте кандидатов, особенно деловую репутацию и рекомендации. Обеспечьте новенькой поддержку и обучение, а также четкие полномочия и ответственность.
4. Увольнение. Только после того, как инвентаризация завершена, автоматизация запущена, а новый главный бухгалтер готов к работе, расставайтесь с прежней сотрудницей. Это нужно делать корректно, с соблюдением юридических норм и выплатой всех положенных компенсаций. Четко обозначьте причины увольнения — никаких личных претензий, только неэффективность работы и нежелание сотрудничать. В договоре с главбухом должен быть пункт о неразглашении конфиденциальной информации — обратите внимание бывшей сотрудницы на этот момент.

Как не допустить повторения ситуации с новым сотрудником:

• Проводите регулярные внутренние и внешние аудиты бухгалтерии
• Внедрите строгую систему разделения обязанностей, чтобы ни один сотрудник не имел неограниченного доступа к финансовой информации
• Установите современную систему контроля и мониторинга финансовых показателей в режиме реального времени
• Полностью автоматизируйте бухучет

Хотите предложить для следующего штурма свою проблему? Пишите нам по форме обратной связи, она сразу под статьей