Чем лучше знаете свои права, тем сложнее работодателю их нарушить. Держите юридический ликбез по командировочным правилам — с комментариями экспертов и разъяснениями спорных вопросов.
Что считается командировкой
В ТК РФ четко сказано, что командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Если у вас разъездной характер работы — например, водитель, курьер, торговый представитель — поездки не считаются командировками. Это просто часть обычных рабочих обязанностей, на них не распространяются правила возмещения расходов.
Адвокат Ольга Каримова уточняет, что полноценная командировка должна соответствовать одновременно трем критериям:
- разовый характер поручения
- официальное оформление — приказ руководителя с указанием конкретных сроков
- поручение нужно выполнять вне места постоянной работы
Обратите внимание: имеется в виду то место работы, которое указано в трудовом договоре. Например, поездка сотрудника в иногородний филиал работодателя будет считаться командировкой. Однако поездка в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где человек постоянно работает, командировкой не является.
Кого нельзя отправить в командировку
По общему правилу, работник не может отказаться от командировки, это расценивается как неисполнение должностных обязанностей. Но есть исключения. Нельзя направлять в командировки: беременных, несовершеннолетних и сотрудников на ученическом договоре, если поездка не связана с обучением.
Для некоторых категорий сотрудников командировка возможна только с их согласия:
- женщины с детьми до 3 лет
- одинокие родители и опекуны детей до 14 лет
- родители ребенка до 14 лет, если другой родитель трудится на вахте, мобилизован или служит по контракту
- работники с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему нет 14
- родители детей-инвалидов
- работники, ухаживающие за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением
- инвалиды, если врачи не запрещают им поездку
Какие расходы обязан покрыть работодатель
Финансовый вопрос командировок прописан в ст. 168 ТК РФ. Вам должны компенсировать траты, связанные с поездкой:
- билеты на транспорт туда и обратно
- проживание — гостиница, квартира, хостел, смотря что указано в служебном задании
- суточные — дополнительные расходы на питание и мелкие бытовые нужды
- прочие расходы, связанные с поручением, — например, телефонные переговоры, если это необходимо для работы
В России минимальная сумма суточных составляет 700 рублей для поездок по стране и 2 500 рублей для заграничных командировок. Кроме того, командированный сотрудник сохраняет свою зарплату. Если поездка выпала на выходные или праздничные дни, работодатель обязан оплатить их в повышенном размере или предоставить дополнительный день отдыха.
Суточные выплачивают за каждый командировочный день, считая время в пути. Если по дороге произошел форс-мажор — задержка рейса, вынужденная пересадка и т. п. — соберите документальные подтверждения, например, справки от перевозчика.
Адвокат Ольга Каримова обращает внимание, что зарплату сотруднику на время командировки работодатель рассчитывает по среднему заработку. Этот средний заработок считают по фактически отработанному времени за последние 12 месяцев. У работающих по совместительству особый порядок выплат — средний заработок рассчитывают у того работодателя, который направил человека в командировку.
А если в поездку отправили одновременно по основной работе и той, которую выполняете по совместительству, то средний заработок сохраняется у обоих работодателей. Тогда дорожные расходы распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Что будет, если не уложился в срок или по финансам
Иногда в командировке приходится тратить больше, чем запланировали. Например, из-за дорогого такси или срочной покупки рабочих материалов.
В таком случае собирайте все подтверждающие документы — чеки, квитанции, счета. Предупредите руководителя о допрасходах как можно раньше — желательно до их совершения. А еще внимательно изучите локальные акты компании — возможно, там есть ограничение на компенсацию определенных трат.
Обратите внимание: работодатель не обязан компенсировать все внеплановые расходы, даже когда у вас на руках чеки и выписки. Обычно такие вопросы решают с опорой на внутренние регламенты компании.
Если не успели выполнить служебное задание в срок, есть два варианта — попросить продлить командировку или вернуться и завершить задачу на месте. Главное — не затягивать с решением вопроса и своевременно уведомить руководство, советует Юрий Митин. Не задерживайтесь самовольно — если командировку не продлили официально, лишние дни вам вряд ли оплатят.
А еще в период поездки есть риск заболеть или попасть в аварию (как и в любое другое время). Обязательно предоставьте подтверждающие документы — медицинские справки, заключение врачей и т.п. Тогда работодатель будет обязан возместить расходы на аренду жилья и выплачивать суточные за все время, пока человек по состоянию здоровья не может заниматься служебным поручением или вернуться домой. Также на этот период полагается пособие по временной нетрудоспособности.
Что нужно сделать сразу после возвращения из командировки
В течение 3-х рабочих дней нужно предоставить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных тратах, связанных с командировкой. Спасибо цифровизации, теперь все документы можно оформлять в электронном виде, включая отчеты о расходах. Если у сотрудника осталась неиспользованная сумма подотчетных средств, то он возвращает их работодателю.
Если работодатель не хочет компенсировать расходы, не выплачивает суточные или иначе нарушает ваши права, эксперты советуют:
- Потребовать обоснование отказа в письменном виде
- Проконсультироваться с юристом
- Обратиться в трудовую инспекцию – жалобы на работодателей рассматривают быстро
Помните, что командировка — это не просто рабочая поездка, а официально оформленное служебное задание. Еще до отправления требуйте приказ — без него доказать нарушения будет сложнее.
Сохраняйте в закладки, ставьте 👍 — и удачи вам в любых служебных поездках!
Поделитесь историей
Про работу, собеседования, нарушения ваших трудовых прав, HR-кейсы
