«Ушла и переманила за собой клиентов»: как работодателю обезопасить себя при увольнении ключевого сотрудника

Грамотное положение о коммерческой тайне защитит от утечек информации даже после увольнения работника. Исключение, если экс-сотрудник  —  профи, за которым клиенты убегут сами. В новой статье вместе с юристами объясняем, как при помощи отдельных пунктов в договоре и программ сохранить секреты фирмы.

У многих компаний есть уникальная внутренняя информация, которая дает конкурентные преимущества. Например, это могут быть рецепты и технологии производства товаров, данные о клиентах и поставщиках.

❗️ Меры по защите информации нужно принимать заблаговременно. Контролировать бывшего работника после расторжения трудового договора практически невозможно.

— Работодатель должен помнить о защите ценной для бизнеса информации  при приеме новых работников. Сотрудникам нужно представить соглашение о коммерческой тайне, где указано, что является конфиденциальной информацией на предприятии. Также компания может заключить локальный акт с работником с запретом на передачу, распространение и любое использование персональных данных клиента, которые стали известны второму при выполнении работы, — рекомендует Жанна Закирова, эксперт в трудовом праве, основатель консалтингового центра «Закирова и партнеры».

Только не вздумайте вводить штрафы для сотрудников за разглашение коммерческой тайны — такого вида дисциплинарного взыскания нет в законодательстве РФ. Рискуете отвечать перед судом не только за то, что выписали работнику штраф, но и за то, что ввели санкции. Зато ограничительный срок, в течение которого сотруднику нельзя раскрывать информацию из коммерческой тайны, можно указать любой — хоть пять лет, хоть пятьдесят.

— Ограничение будет действовать весь указанный срок, в том числе и после расторжения трудового договора, — советует Сергей Гебель, генеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры».

❗️Важное уточнение от Сергея — не включайте в трудовой договор положения, которыми запрещаете  экс-работнику устраиваться к конкуренту или открывать собственный бизнес в аналогичной сфере. Свобода труда гарантирована Конституцией РФ, и ни один суд не признает запрет законным.

Служба безопасности, софт, беседы тет-а-тет

Коммерческую тайну можно и нужно охранять и в рабочем процессе. Для этого многие компании принимают комплекс мер:

✔️ Хранят документацию в сейфах
✔️ Устанавливают видеонаблюдение
✔️ Ограничивают доступ к интернету на некоторых компьютерах и блокируют USB-порты
✔️ Ведут журналы учета
✔️ Записывают разговоры по рабочим телефонам

Однако ни одна мера не гарантирует стопроцентную защиту.

— Несколько лет работал в автосалоне, где мы продавали машины с пробегом. Служба безопасности была суровой, но они физически не могли уследить за всеми делишками, которые проворачивали менеджеры по продажам. Например, если на склад попадала машина в действительно отличном состоянии, с маленьким пробегом, с запасом прочности по износу — эта информация сразу разлеталась по «своим». Можно было договориться с ребятами из отдела подготовки и с менеджерами по оценке. Стоимость занижали, а потом продавали тому, кому нужно, — поделился наш читатель Алексей, попросив сохранить анонимность и не указывать город.

Пример №1: украденные бухгалтерские базы

Поделился информацией генеральный директор сети офисов юридическо-бухгалтерского сопровождения бизнеса — «Бизнес диалог», автор книги «Инструкция номер ноль» Сергей Кирилловский.

У нас каждый клиент — VIP. Я прививаю такое отношение команде: все равны. В общей базе клиентов есть мои одноклассники, соседи, родственники, постоянные клиенты и те, кто обратился единожды. Эта база нарабатывалась годами, поэтому очень ценная для нас. Моя требовательность в работе сказывается на сотрудниках.

Один бухгалтер систематически опаздывал на работу. Я высказал недовольство, а она в отместку написала заявление на увольнение. Через месяц позвонил постоянный клиент: «Ваш бухгалтер предлагает перейти к ней на личный учет». Он не согласился, но ведь кто-то перешел.

Следующий бухгалтер грубо нарушал условия договора аутсорсинга услуг. После второго моего предупреждения психанул: «Увольняюсь». На следующее утро этот сотрудник через удаленный доступ зашел на свой рабочий ПК из дома и… стер бухгалтерские базы! Подготовился заранее — с вечера не выключил компьютер. Мы восстановили информацию к обеду. Обращение в ОБЭП не помогло — не докопаешься.

Также советую установить на рабочие компьютеры программу для отслеживания деятельности пользователя. Настроить триггеры, которые при срабатывании отправляют руководителю уведомление на почту.

На примере бухгалтерских услуг нашей компании рекомендую вносить в трудовой договор следующий текст:

Работник понимает, что «Клиентская база» – собственность Работодателя, и не имеет права во время действия Договора с целью ведения самостоятельной предпринимательской деятельности в информационной базе «1С» и CRM-системе: копировать, сохранять, изменять, удалять реквизиты контактных лиц Клиентской базы (номера телефонов, электронные адреса).

Даже несколько пунктов в договоре не спасут. Необходимо использовать IT-сервисы и проговаривать это при приеме на работу — строго, но в рамках разумного: базу скопировать не получится, мы узнаем даже о попытках, и последствия будут незамедлительными.

После того, как мы ввели перечисленные меры, ситуация в компании стабилизировалась, а на базы больше не покушались.

Пример №2: ушла и переманила за собой клиентов

Часть сотрудников, бывших и настоящих, не рискнет нарушать договор о коммерческой тайне, опасаясь судебных разбирательств. Но, как видим, этот пункт можно изящно обойти. Вот еще один пример из жизни.

Татьяна была классным мастером «по ноготкам» в одном из Ульяновских салонов красоты. К ней записывались за неделю, приезжали из соседних районов. Помимо основной работы, брала и частные заказы, принимала у себя дома. Но летом 2022 года у нее случился конфликт с работодателем, Татьяна уволилась и ушла в «свободное плавание», прихватив с собой сочный кусок клиентской базы.

— Я согласовала мини-отпуск с хозяйкой салона, а она мне в последний момент сказала, что планы меняются, придется перенести на другие даты. У меня тоже были планы. Разговор пошел на повышенных тонах, в итоге разругались. Я на эмоциях тут же заявление написала. Постоянным клиентам объяснила ситуацию, многие просили мой контакт, я охотно давала личный номер. И с тех пор уже год как бывшие «салонные» клиенты записываются ко мне на дом. Если просяду по деньгам, всегда могу устроиться в какой-нибудь другой салон, меня в городе знают, еще и клиентов приведу с собой, — рассказала Татьяна.

Учитесь на чужих ошибках — из-за пустякового конфликта хозяйка салона потеряла и ценного сотрудника, и часть постоянных клиентов. В этом случае не помогли бы ни трудовой договор, ни дополнительное соглашение. Ведь Татьяна не использовала и не распространяла контакты клиентов из базы салона, а всего лишь поделилась своим номером телефона 🙄

Подобные истории — не редкость в индустрии красоты. В Новосибирском салоне KIAN мастер при увольнении переписала номера клиентов, после чего хозяйка бизнеса настроила CRM-систему для клиентской базы и ограничила к ней доступ.

Подытожим — если дорожите секретной информацией компании, подстрахуйтесь заранее:

👉 Проконсультируйтесь с юристами и добавьте пункт о коммерческой тайне в трудовой договор или локальный акт, составьте соглашение о неразглашении

👉 Укажите срок, в течение которого будет действовать запрет

👉 Обеспечьте контроль действующих сотрудников, привлеките службу безопасности

Но идеальной защиты в этом вопросе еще не придумали. Поэтому лучшее решение — вдумчиво подбирать сотрудников и создать им такие условия, чтобы не хотелось ни увольняться, ни наносить вред компании 😉

В вашем бизнесе есть засекреченная информация? Как охраняете?