Как грамотно составить заявку на подбор сотрудника: разбираем по шагам

Собрали вместе с экспертами подробный гайд для руководителей — как поставить задачу рекрутеру, чтобы закрыть вакансию быстро и точно. Актуально как для заявок в отдел кадров, так и при работе с агентствами.

Одна должность — одна вакансия

Часто работодатели пытаются объединить две позиции в одном объявлении — думают, что так быстрее найдут людей. На самом деле, это сбивает с толку и наводит на подозрения — будто за одну зарплату предлагают совмещать две должности. Эксперты уверены, что лучше разместить две отдельные заявки.

Например, не стоит писать в заголовке «Менеджер по продажам / Менеджер по работе с клиентами» и затем в описании смешивать обязанности. Запутается и рекрутер, и кандидаты — не будут точно понимать, на какую роль откликаются.

Заголовок

Пусть он будет максимально конкретным — название вакансии уже должно содержать ключевую информацию о специфике работы. Чем лучше рекрутер поймет ваш запрос, тем эффективнее пойдет поиск. Например, заголовок «Менеджер по продажам» — неудачный вариант.

Нужно сузить круг, уточнить, какого именно менеджера ищете — указать сегмент, сферу деятельности. Например, «Менеджер по продажам полимеров», «Менеджер по продажам химической продукции» или «Менеджер по продажам продуктов нефтеперегонки».

Зарплата

Цифры лучше называть конкретно и прозрачно. Для большинства кандидатов зарплата — топовый критерий, и многие сразу ставят фильтр в поиске. Но мало просто обозначить верхнюю планку с расплывчатым «доход до 150 тысяч».  

Соискатели не любят описание зарплаты «до…», они хотят понимать, от чего зависит итоговая сумма. Эксперты советуют рассчитать зарплатный коридор полностью — например, оклад и премиальная часть по минимуму, по максимуму и среднее значение. Не забудьте указать в заявке, что относится к окладу, а что к премиям и бонусам — рекрутеру важно знать точную картину. Нет смысла приукрашивать цифры или скрывать детали — этим только ухудшите взаимодействие и получите проблему с отложенным эффектом.

Обязанности и требования

Избегайте общих формулировок. Пропишите функционал максимально предметно — что именно входит в задачи и зону ответственности сотрудника. Когда не хватает ключевых деталей, поиск сильно затягивается, а на собеседования приходят вовсе не те, кто нужен, — отмечает Надежда Зырянова, HR IT-компании arcsinus, специалист по оценке и обучению персонала. Эксперт предлагает сравнить два примера из заявок на одну и ту же позицию.

❌ Обязанности:

• Анализировать динамику продаж
• Работать с данными

✅ Обязанности:

• Составлять ежемесячные отчеты по финансовым показателям в Excel
• Проанализировать динамику продаж за последние три месяца по каждому продукту в Excel, построить графики и таблицы
• Разработать конкретные предложения по сокращению издержек и увеличению продаж, базируясь на данных анализа

Вывод очевиден — в первом случае вас ждет волна нерелевантных откликов. Во втором примере человек сразу видит, совпадают ли его компетенции с запросом. Та же схема с требованиями к навыкам и опыту. Чем четче их пропишете, тем точнее подберете сотрудников. Не стоит завышать или обобщать — лучше укажите обязательный и желаемый уровни.

❌ Требования:

• Идеальный кандидат должен быть одновременно аналитиком, дизайнером и маркетологом
• Кандидат должен разбираться во всех офисных программах

✅ Требования:

• Обязательно: опыт работы с Microsoft Excel на уровне уверенного пользователя, уметь строить сводные таблицы, графики и диаграммы
• Желательно: опыт работы с Excel не менее 3-х лет, знание макросов и функций автоматизации данных будет преимуществом

В этом деле работодателю поможет понятный и универсальный шаблон заявки на подбор. Во-первых, так проще структурировать информацию и учитывать нюансы. Во-вторых, взаимодействие с рекрутером будет максимально эффективным по любой вакансии.

Особенно тщательно нужно заполнять поля с требованиями и обязанностями, если параллельно ищете специалистов на похожие должности. Возможно, для вас мелкие функциональные детали не имеют значения, но для соискателя они могут стать решающими.

Знаю случай, когда в двух заявках были разные названия вакансий, а в описании — одинаковые условия и обязанности. Оказалось, что единственное отличие — в первой заявке сотрудник работает с так называемой «холодной» базой клиентов, а во второй уже с «теплой».

Важно: нельзя указывать требования, нарушающие ТК и дискриминирующие кандидатов — «только для граждан славянской внешности», «не старше 45 лет», «без детей» и т. п. Такие объявления не пройдут модерацию на сайте вакансий.

За что еще блокируют вакансии, узнаете в нашей шпаргалке-напоминалке.

Условия

То же правило: чем подробнее и честнее опишете, тем меньше разочарований будет при найме. Программа-минимум — указать график и формат работы, местоположение офиса. Если предусмотрены командировки, разъездной характер работы, это обязательно нужно отразить в заявке на подбор. Программа-максимум — перечислить все дополнительные условия и бонусы, важные для кандидатов, например:

• ДМС
• корпоративный транспорт
• питание
• компенсации за служебные расходы
• возможности для обучения и карьерного роста
• скидки и бонусы

Наталья Павлова — старший партнер агентства по поиску персонала M-Choice Executive Search — советует также описать структуру отдела.

Прямо укажите непосредственного руководителя, например: «Должность подчиняется директору по маркетингу». Понимание иерархии помогает оценить уровень ответственности и объем взаимодействия с руководством.

Рассказать о корпоративной культуре — тоже хорошая идея. Но тут важно избегать штампов и пустословия, лучше давайте факты, которые вызовут отклик у целевых кандидатов. Примеры от Надежды Заряновой:

✅ Мы работаем в распределенной команде, общаемся в Slack. Средний возраст сотрудников — 29 лет. У нас приветствуются инициативы: ежемесячно организуем внутренние митапы, где команда делится успешными кейсами и разбирает сложные проекты. Регулярные брейнштормы проводим по средам в формате живых встреч или онлайн-сессий.

Мы ценим баланс между работой и личной жизнью, предоставляем гибкий график (начало рабочего дня с 8 до 12 по Мск) и возможность работать удаленно

❌ Работа в молодом и дружном коллективе, развитая корпоративная культура

Совет: не бойтесь выдать слишком много информации — рекрутер сам решит, что опубликовать в вакансии, а что приберечь для собеседования или телефонного интервью. Хуже, если информации не хватит, и вас будут атаковать уточняющими вопросами после каждого отклика.

Дополнительные элементы

Дайте рекрутеру больше полезных инструментов и пространство для маневра — приложите к заявке визуальные элементы, например, фотографии команды, рабочего места или корпоративных мероприятий.

Это создает эффект погружения в вашу рабочую атмосферу и помогает соискателям почувствовать себя частью коллектива еще до собеседования. Видеоролики, где сотрудники рассказывают о своей работе или демонстрируют корпоративную жизнь, повышают интерес к вакансии и укрепляют HR-бренд компании. Если у вас активно ведутся корпоративные соцсети, обязательно оставьте на них ссылки. 

Этот пункт особенно актуален, если хотите привлечь в команду молодежь. Зумеры хорошо реагируют на визуальный контент, а еще им важен имидж компании, ее прозрачность и открытость.

Согласование

Определите сроки поиска и этапы собеседования. Например: «Планируем закрыть вакансию за 1 месяц, три этапа интервью с участием HR, руководителя отдела и директора».

Хорошо будет сразу построить четкий процесс согласования заявки, поддерживать связь с рекрутером, вносить корректировки на основе промежуточных результатов. Например, я заполняю шаблон: описываю задачи, требования и условия. Затем встречаюсь с рекрутером, чтобы уточнить детали. После первых собеседований корректирую профиль, если нужно.

Самый плохой сценарий — просто сбросить заявку без обсуждения, потом не реагировать на уточняющие вопросы, а после десятка неудачных собеседований предъявить рекрутеру претензии.

Важный момент, о котором часто забывают

Укажите список компаний, откуда можно переманивать кандидатов, и стоп-лист — с кем нежелательно пересекаться. Так рекрутер поймет стратегию компании и не будет тратить время на неподходящие варианты.

Экспертный совет:

Если подбор ведется конфиденциально — то есть, информацией должны владеть только доверенные сотрудники — обязательно отметьте это в заявке. Иначе при плохом сценарии во время поиска возможна утечка чувствительной информации.

Подытожим: максимально детализированная заявка с конкретикой в каждом пункте — ключ к быстрому и точному подбору нужного кандидата. Рекрутер в этой цепочке становится вашей правой рукой, нет смысла скрывать от него ключевую информацию, тем более — лукавить.

Ждем ярких огоньков 🔥 от специалистов по найму, уставших от невнятных и расплывчатых заявок