One-to-one встречи с сотрудниками: зачем нужны и как проводить

Если проявить внимание к проблемам и карьерным мечтам сотрудников, это сделает их преданными компании и общему делу. Рассказываем о лайфхаках, которые помогут «завоевать сердца» подчиненных.

Зачем нужны встречи 1:1

#1. Снизить текучесть и успешно адаптировать

Если руководитель уделяет внимание каждому подчиненному, это дает сотрудникам понять, что их ценят, к их мнению прислушиваются и готовы поддержать. Уже это станет фактором удержания. А еще регулярные беседы позволяют обнаружить проблемы и решить их на ранних стадиях. Особенно это важно для новичков.

Руководитель HR-отдела организовала встречу с сотрудником, который пришел в команду за три недели до этого. Между ним и его непосредственным руководителем периодически возникали взаимные претензии, что негативно сказывалось на работе. Выяснилось, что на предыдущем месте работы корпоративная культура сильно отличалась от нашей. Руководитель HR-отдела объяснила ее особенности, дала рекомендации, как взаимодействовать с руководителем отдела, выстраивать диалог и выполнять задачи с учетом сильных и слабых сторон сотрудника. В результате конфликт разрешили, сотрудник успешно прошел испытательный срок и работает в компании уже два года.

Если вы регулярно проводите встречи с сотрудниками один на один, видите на этих встречах не только сотрудника, но и своего внутреннего клиента, выполняете договоренности, то владеете ситуацией, чтобы превентивно действовать. Ведь когда сотрудник уже пришел с решением покинуть компанию, мало что можно «починить».

#2. Повысить вовлеченность

Встречи 1:1 помогают узнать сотрудника получше и понять, что мотивирует именно его. Кому-то нужно помочь разобраться с сомнениями, кого-то лишний раз похвалить, для кого-то побыть «второй головой», чтобы решить сложную задачу. Еще на встречах можно обсудить карьерные возможности в компании, что тоже подстегнет мотивацию.

Это прекрасная возможность для руководителя поддерживать связь с каждым членом команды и отличная площадка для профессионального и личностного развития сотрудников. На них можно обсуждать, что получилось, какие есть достижения, находить точки роста.

Успешные кейсы one-to-one встреч очень вдохновляют. Например, в компании с изначально низким уровнем мотивации команды в период изменений один из отделов расформировали, и часть обязанностей переложили на других сотрудников. Руководитель пересмотрел подход и стал неформально интересоваться, что важно для сотрудников, какие у них цели. За пару месяцев коллектив буквально ожил, люди начали предлагать идеи.

#3. Поддерживать мотивацию на удаленке

Распределенным командам часто не хватает чувства сопричастности, а социальные связи в них слабее, чем в оффлайновых. Поэтому здесь нужен особый фокус на личное общение, и one-to-one встречи как раз эту задачу решают.

В онлайн-школе «Лига дизайна» больше 100 сотрудников, и все работают удаленно, что нашему руководителю жизнь вообще не облегчает. Но он выстроил классную систему взаимодействия с командой — закрепил за каждым отделом день для общения по текущим вопросам. И к этому дню каждый сотрудник готовит текущие вопросы. Приватные созвоны помогают открыто рассказывать о проблемах сотрудникам, не боясь, что кого-то обидят. А директор таким образом может сформировать объективную картину и принять оптимальное решение. Так он всегда в курсе дел, и в то же время его никто не дергает по каждому чиху. Но сотрудники знают, что он рядом, интересуется проблемами и решает их. Это ощущение не дает мотивации упасть, потому что коллектив не ощущает себя брошенным. Наоборот — каждый знает, на каком он месте находится, что от него зависит в общем деле.

#4. Завоевать доверие

Люди больше доверяют тем, кого хорошо знают, с кем совместно решают задачи. Если руководитель сидит взаперти у себя в кабинете, только «спуская» задачи, да периодически вызывая «на ковер», о доверии и речи идти не будет. Но если проявляет открытость и готовность помогать, то и подчиненный раскроется.

В одну из компаний, где я работала, пришел новый исполнительный директор. Многие его подчиненные на управленческих позициях работали в организации давно и отнеслись к нему скептически, потому что тот был другой отрасли. Директор решил сразу же внедрить практику one-to-one, чтобы, с одной стороны, установить контакт с командой, а с другой —побыстрее погрузиться во все рабочие процессы. На таких встречах он задавал вопросы: «Какие, на твой взгляд, есть проблемы в компании?», «Какие проблемы и сложности возникают у тебя во взаимодействии с другими отделами?», «Как думаешь, что поможет улучшить процессы в компании?» В итоге новый лидер смог выявить «узкие горлышки», неэффективные процессы, а главное — показал неподдельный интерес к проблемам сотрудников и получил их расположение.

О чем говорить

К встрече лучше готовиться заранее, составив список вопросов, которые будете обсуждать. Они могут быть относиться к разным категориям:

• адаптация
• текущие задачи
• обмен обратной связью
• карьерное развитие
• отношения в команде
• личные вопросы

Последнее стоит обсуждать, только если сотрудник готов. Кто-то будет рад выговориться о проблемах в семьем, а для кого-то это неприемлемо. Важно показать свою открытость, но не настаивать.

Отлично, если уже есть конкретный запрос сотрудника, например, на развитие. В таком случае можно провести беседу по более жесткому «скрипту». Например, использовать SWOT-анализ. Но любой сценарий должен стать лишь опорой, а не самоцелью.

Чтобы встречи служили целям развития и поддержания мотивации, начните с создания доверительной атмосферы. Отложите сверку по задачам и статусам, переведите фокус на осознанный диалог с человеком. Стоит поговорить о его состоянии, выяснить, совпадают ли его личные цели с целями компании, узнать, с какими задачами он сейчас работает и что ему помогло бы решать их быстрее и лучше. Также обсуждайте тренды в нише, которую занимает компания, лучшие практики, разбирайте кейсы.

Если это не первая встреча, убедитесь, что выполнили свои договоренности с предыдущей. Возможно, сотрудник ждет от вас информации или решения.

Как правильно проводить one-to-one встречи

Место встречи должно быть удобным для вас обоих и приватным. Если это онлайн-звонок, включайте камеру и позаботьтесь, чтобы никто не «маячил» за вашей спиной. Впрочем, место встречи может быть и неформальным.

Обязательно миксуйте форматы. Например, на одной неделе вы обсуждаете стратегические фокусы и функции онлайн, а на другой — идете пить кофе в парке и делиться идеями о развитии. Не загоняйте себя в рамки, пусть 1:1 встречи станут для вашего сотрудника тем слотом в календаре, которого он искренне ждет.

Чтобы создать доверительную атмосферу, Лилия Мингалеева рекомендует использовать техники активного слушания:

• Установите контакт. Не забывайте называть сотрудника по имени. Не сбрасывайте со счетов «маленькие беседы». 
• Задавайте открытые вопросы, которые начинаются с «Как?», «Что ты думаешь о..?», «Почему тебе это важно?», «Насколько?» и т. д. Так получите детали.
• Задавайте уточняющие вопросы. «Можешь, пожалуйста, уточнить, что ты имеешь в виду под…», «Что для тебя означает это?» Они помогают прояснить, правильно ли поняли друг друга. 
• Проявляйте эмпатию. «Я вижу, что тебе это важно», «Я понимаю, что ты чувствуешь» и т. п.
• Пробуйте перефразировать собеседника, чтобы корректировать русло беседы. Например: «Другими словами, ты говоришь о том…», «Ты имеешь в виду, что...», «Правильно ли я понял, что...».
• Эхо-техника. Используйте ее с осторожностью, если нет опыта применения. Когда видите, что сотрудник взволнован и ему сложно высказаться, начните свою фразу, дословно повторив важное и эмоциональное утверждение сотрудника, с интонацией «полутверждения-полувопроса». Например, сотрудник сказал: «Меня бесит, что ничего не меняется!». Повторите: «Бесит, что ничего не меняется…» И дальше дополните: «Почему ты так считаешь?» Важно повторить точно, без искажений и интерпретаций. 
• Паузы. Очень частая ошибка — задать вопрос, не дождаться ответа и сразу же бросать следующий.  Давайте собеседнику время, чтобы сформулировать ответ. 

На личных встречах не менее 80% времени говорит сотрудник, ваша задача — задавать вопросы, анализировать их, уточнять и комментировать, если это уместно. Демонстрируйте искренний интерес к тому, что будет говорить сотрудник.  Не торопитесь, говорите внятно и размеренно. Быструю речь сотрудник может воспринять как «разговор на ходу». Избегайте менторских интонаций. Следите за структурой беседы и логикой, которую задаете. 

Фиксируйте договоренности после каждой обсуждаемой темы. Уточняйте у сотрудника, какой помощи он ждет от вас — информации, решения, совета и т. д. За специалистом тоже могут быть действия: изучить более подробно документацию, освоить новый стек, и т. д.

Как часто проводить one-to-one встречи

Здесь мнения экспертов расходятся, но все согласны, что главное — это регулярность.

Частота встреч зависит от срока работы специалиста в компании. В первое время это могут быть встречи каждую неделю. Далее 1–2 раза в 3–6 месяцев — все зависит от состояния сотрудника в компании.

На моей практике раз в две недели для кого-то — слишком часто, но реже, чем раз в месяц — уже недостаточно.

Поставьте 👍, если статья была полезной! Делитесь с нами своими кейсами по управлению персоналом 👇