Требования к эффективности сотрудников постоянно растут, при этом не все работники одинаково хорошо справляются с потоком задач. Почему так происходит и как прокачать многозадачность, рассказал Владислав Злобин, бизнес-тренер агентства «Мастер-класс».
Почему руководители рады многозадачным сотрудникам
Все началось с парадигмы тотальной эффективности. Согласно парадигме каждый сотрудник должен быть эффективным — быстро работать с разноплановыми задачами: от документооборота и контактов с партнерами, до совещаний и организации мероприятий.
Представьте ситуацию: заказчик вносит изменения в ТЗ, клиент просит согласовать логистику перевозок, коллега приболел и написал, что «документы для Льва Яковлевича лежат в «коммоне», где все «сканы». И вдруг вам приходит письмо от руководителя с указанием срочно сделать расчет для потенциального клиента. Голова кругом, не знаешь, за что хвататься — именно так чувствуют себя сотрудники, которые не любят и не умеют быть многозадачными.
С точки зрения руководителя, многозадачность — это нормально. Работник ежедневно перемалывает большой объем информации: отвечает на письма, звонит клиентам, готовит отчеты и расчеты, разрабатывает эскизы и тексты, оформляет документы, участвует в совещаниях. Он не может не быть многозадачным! И это правда.
Кроме того, многие руководители считают, что только на многозадачного сотрудника можно положиться — он не подведет в трудную минуту и сделает все задачи вовремя.
По моим наблюдениям, у типового специалиста, например, менеджера по продажам, 12–14 задач в день. Из них 2–4 — сложные или трудоемкие. Иногда такой специалист выполняет 3-4 задачи одновременно.
Почему психологи против многозадачности
Покажу на примере упражнения: напишите в верхней строке документа букву «А», затем в строке ниже поставьте цифру «1». В верхней строке после «А» напишите «Б», а в нижней, по аналогии – цифру «2». И так далее. Это сложно, потому что приходится думать в двух направлениях. В то же время, если сначала заполнить верхнюю строку, а потом написать цифры, то получится быстрее, легче и без ошибок.
Тут все дело в доминанте. Этот психологический феномен описал физиолог Алексей Ухтомский (Ухтомский А. А. Доминанта. Статьи разных лет. 1887-1939. — СПб.: Питер, 2002. — 448 с.). Чтобы помочь в решении задачи, психика формирует доминанту: фокусирует внимание и силы на одной цели и тормозит остальные процессы. По мере выполнения задачи фокусировка ослабевает, и мы чувствуем удовлетворение от результата.
Когда мы бросаем одно дело на полпути и начинаем другое — это плохо для организма в целом и мозга в частности. К тому же, возникает эффект Зейгарник (Зейгарник А.В. Блюма Вульфовна Зейгарник (попытка воспроизведения жизненного пути) // Клиническая психология: В 4 т. / Под ред. А.Б. Холмогоровой. Т. 1. М.: Академия, 2010. С. 414—424.) — незавершенное дело «не отпускает», мы продолжаем думать о нем, а следовало бы полностью отдаться новому процессу — внимательно сделать расчет и оформить ТЗ.
Вместе с тем психологи признают, что можно делать два дела одновременно, при условии, что одно из них не требует внимания и выполняется «на автомате», на рефлексах. Например, гуляя по парку, можно ответить на звонок, выслушать короткое сообщение и даже запомнить, о чем шла речь.
Но если оба дела требуют вашего внимания, осмысления и принятия решений, их трудно сочетать. Вы можете ошибиться, испытать стресс и почувствовать усталость, потому что человек — не многозадачное создание, не компьютер с двухъядерным процессором.
Проблемы однозадачных сотрудников
Сопротивляется многозадачности. Человеку кажется, что окружающие не дают нормально работать. Только сосредоточишься — появляется новое дело, к которому сотрудник заранее испытывает негатив. Корень проблемы в отношении к своему труду и восприятии себя, как узкого специалиста.
Игнорирует новые задачи. Проявляется в характерной фразе «да-да, я сейчас доделаю свою задачу и потом …». Чаще всего до подобных новых задач дело не доходит, сотрудник просто забывает о них.
Долго переключается. Нельзя успеть 12 дел за день, если переключение между задачами растягивается на часы, а иногда и на сутки. Типичная фраза: «я подумаю об этом завтра».
Выполняет задачи в неверной последовательности. Сотрудник может «задвинуть» новую задачу в конец списка дел, не обращая внимания на ее приоритетность. Из-за этого работник может не успеть сделать важное.
Неверно распределяет ресурсы. Например, сотрудник выделяет слишком мало времени на задачу.
Ошибается, потому что выполняя одну задачу, думает о другой. Причина — в неумении переключаться между делами.
Конфликтует с руководителем. Споры неизбежны, поскольку сотрудник выполняет задачи с опозданием и в неверной последовательности.
Как научиться многозадачности
Всех людей можно разделить на два лагеря: люди перемен и люди постоянства. Вторые ходят проторенными дорогами, вникают в суть, придерживаются правил и хотят, чтобы эти правила оставались неизменными. Таким людям сложно отклоняться от привычного алгоритма. А еще они всегда хотят завершать начатое.
Многозадачность трудна для них, особенно, когда «прилетает» неожиданная задача — новая и не очень понятная. Люди перемен, наоборот, словно рождены пробовать все новое: искать, начинать, переключаться, не зацикливаться и не унывать, если что-то пошло не так.
Примите задачу. Просто добавьте ее в отведенное для новых дел место. Возможно, таких мест у вас несколько: задачи от коллег, от руководителя, «разное». Важно зафиксировать новое дело и как-то его назвать.
Отсортируйте задачи по приоритетности и возьмите в работу самое важное и срочное.
Запомните точку остановки.В любом деле бывают перерывы, главное помнить — на чем остановились и каким будет следующий будет шаг.
Примите решение.После перерыва выберите задачу, которой займетесь. Возможно, вы не будете дописывать начатое письмо, а срочно сделаете пост для соцсетей или перезвоните руководителю по важному вопросу.
Углубитесь в задачу. По статистике, на это уходит от 2 до 15 минут. Зависит от задачи и типа личности сотрудника — люди перемен это делают быстрее. Отключите все, что мешает сконцентрироваться на работе. Уделите все свое внимание задаче, которой сейчас заняты, и поработайте над ней хотя бы 20–40 минут.
Враги многозадачности: почему вам трудно работать быстро
- Не умеете расставлять приоритеты
- Плохая память — не льстите себе, запишите задачу
- С трудом концентрируетесь
- Вам трудно сказать «нет» отвлекающим факторам
- Не умеете сортировать задачи
- Неправильно используете «календарь» — менеджер задач
Если заметили у себя проблемы с самодисциплиной и самоорганизацией, задайте себе всего один вопрос: «Зачем я это делаю?». Ответ снимет внутреннее сопротивление перед новыми задачами и поможет правильно расставить приоритеты.
Иногда бывает, что на вопрос вы отвечаете себе — потому что начальник попросил сделать отчет ради отчета. Здесь трудности не с самодисциплиной, а с исполнительностью. И это уже проблема работодателя, которую он будет решать доступными методами, например, может лишить вас премии. Поэтому важно искать смысл и самомотивацию в задачах и целях.
Поделитесь историей
Про работу, собеседования, нарушения ваших трудовых прав, HR-кейсы
