Как эффективно контролировать работу сотрудников на удаленке

Пандемия перевернула корпоративную жизнь с ног на голову: во многих компаниях появились целые армии сотрудников, работающих удаленно. Время показало, что в абсолютном большинстве случаев это не погубило успешные предприятия, а лишь доставило их топ-менеджерам дополнительную головную боль. В условиях работы из «домашнего офиса» крайне остро встал вопрос о контроле сотрудников на удаленке и решают его все по-разному: от предоставления полной свободы до строгого мониторинга каждого движения сотрудников.

Строгий контроль

Особо строгий контроль над продуктивностью сотрудников — относительно редкое явление, но истории о нем встречались на многих форумах задолго до начала пандемии. Под «особо строгим контролем» стоит понимать специальное программное обеспечение, отслеживающее действия сотрудников в течение дня. При этом, степень дотошности слежки бывает очень и очень разной.

Самые безобидные из программ мониторинга используются для отслеживания времени, затраченного на работу. Сотрудник сам запускает таймер, затем вписывает рабочее время в систему учета задач и при желании добавляет к этой записи небольшой комментарий.

Следующий шаг — приложения, которые отслеживают, на какие сайты заходит человек. Такие приложения фиксируют точное время, проведенное на этих ресурсах, а заодно делит их на категории. Самые базовые — «работа» и «не работа». Но даже такое средство контроля нельзя слепо применять ко всем: программа автоматически отправляет соцсети в категорию «не работа», но, например, SMM-специалист так или иначе будет проводить на таких сайтах большую часть своего рабочего времени.

Самые деспотичные из шпионских программ следят буквально за всеми действиями сотрудника. Какие-то могут перехватывать все, что человек пишет, другие — делают скриншоты в произвольное время и отправляют их работодателю, третьи — вообще подключаются к монитору, веб-камере и микрофону рабочего компьютера. Стоит ли говорить, что все подобные меры строгого контроля крайне неэтичны и на любом более-менее конкурентном рынке приведут к массовым недовольствам и увольнениям сотрудников.

Грамотный и эффективный контроль

Руководители успешных распределенных команд сходятся во мнении, что слежка за экранами, а также внезапные звонки или сообщения с целью проверить на месте ли сотрудник — это бесполезно и даже вредно. Хорошая работа удаленных сотрудников поддерживается не тотальной слежкой и строгим контролем, а грамотной организацией процессов и четкой коммуникацией.

Первым делом важно четко обозначить правила, одинаковые для всех — как для удаленных работников, так и тех, кто находится в офисе. В частности, все сотрудники должны понимать, в какой период времени им нужно быть доступными для общения, а также через какие каналы это общение ведется.

Минимальным набором для удаленных коммуникаций является календарь, сервис видео-конференций и общий для всех мессенджер. Календарь работает максимально эффективно, когда его ведут абсолютно все сотрудники и он полностью открыт для всех. Это позволяет быстро искать свободное время для встреч и отмечать рабочее время каждого сотрудника.

Чрезвычайно важны регулярные встречи и планерки. Это могут быть как ежедневные синхронизации для всей команды для обозначения целей на текущий рабочий день и ближайшее будущее, так и регулярные тет-а-тет звонки с отдельными сотрудниками для фидбека и обсуждений личных вопросов. Стоит также завести правило о включенных камерах, чтобы быть ближе друг к другу и поддерживать командный дух.

Большое внимание нужно уделять различным метрикам производительности. Для этого каждая задача должна быть разбита на этапы с понятными и фиксированными сроками выполнения. Производительность каждого отдельного сотрудника в таком случае составляется из количества завершенных задач за определенный период времени.

На этих результатах также основывается один из самых эффективных методов контроля производительности — ретроспектива задач. Проводить их можно как в команде, так и тет-а-тет, в зависимости от сотрудника и его сферы ответственности. Этот процесс позволяет скорректировать задачи и цели, а также трезво оценить степень вовлеченности и производительности человека на работе.

Не стоит забывать, что удаленная работа — это не только работа. Все те же каналы коммуникации можно и нужно использовать для неформального общения, поддержания корпоративного духа и тимбилдинга. Это могут быть как развлекательные корпоративы по видеосвязи, так и совместные занятия чем-то полезным: вместе с командой можно изучать английский язык, обсуждать книги, играть в интеллектуальные викторины и так далее.

__

Как устроена удаленная работа в вашей компании и что бы вы хотели в ней изменить?