Что писать в объяснительной записке?
Случилась неприятность — вы допустили грубое нарушение на работе, и руководство требует от вас письменное объяснение. Можно ли отказаться? Если всё же писать, то как? Разобрали вопрос с юристами.
Объяснительная записка работника — важный документ
Работодатель вправе потребовать объяснительную записку, если сотрудник нарушил процесс трудовой деятельности или совершил дисциплинарный проступок.
Часто объяснительная воспринимается как признание сотрудником за собой вины, но это совершенно не так. Записка — это право работника высказать собственное мнение и зафиксировать его официально, без дальнейшего искажения с любой стороны, — объясняет HR-директор IW Group Надежда Алтухова.
Согласно статье 193 ТК РФ, работодатель обязан затребовать у сотрудника письменное объяснение, прежде чем наказывать за проступок. На основе объяснительной составляют акт, где и определяют наказание.
Наказание бывает трёх видов:
- Лишение премиальной / бонусной части зарплаты
- Выговор или замечание
- Увольнение
С одной стороны, объяснительная записка подтверждает факт нарушения. С другой — даёт сотруднику возможность снять с себя вину, избежать наказания.
Писать объяснительную нужно лишь в том случае, если у вас есть доказательства того, что инцидент произошел из-за обстоятельств непреодолимой силы, а не по вашей вине, — советует юридический и налоговый консультант, основатель и управляющий партнер ГК «РосКо» Алёна Талаш.
Что будет, если отказаться писать объяснительную?
Сотрудник может проигнорировать требование руководства. Работодатель всё равно составит акт о дисциплинарном взыскании, но добавит к пакету ещё и акт об отказе сотрудника предоставить объяснительную записку, зафиксирует это при свидетелях.
Имейте в виду: на оформление объяснительной работнику отводится двое суток. Если работодатель не даст вам времени на подготовку документа, вы вправе оспорить дисциплинарное взыскание. А если руководитель не требовал объяснений, то подавать записку по личной инициативе не стоит. Зачем вам лишние проблемы? — уточняет Алёна Талаш.
Важно: работодатель не вправе уволить работника за отказ писать объяснительную. Наказание, в том числе увольнение, возможно только за проступок, в соответствии со статьёй 192 ТК РФ. При этом отказ работника писать объяснительную не освобождает его от дисциплинарного взыскания.
Как правильно написать объяснительную записку
Объяснительную составляют в произвольной форме, но в официально-деловом стиле.
Что включить в текст:
- Адресат и адресант — кому и от кого (в шапке письма)
- ФИО и должность адресата (руководителя)
- Полное название компании-работодателя
- ФИО и должность сотрудника
- Заголовок «Объяснительная записка»
- Объяснение ситуации, причины нарушения и их оправдание, роль сотрудника в нарушении
- Последствия нарушения, от них зависит тяжесть наказания
- Дата составления, подпись с расшифровкой
- Приложения
В тексте желательно описать ситуацию и причины, которые за ней стоят, без эмоций, без оценки, в хронологической и логической последовательностях, — добавляет Надежда Алтухова.
К документу прикладывайте любые письменные доказательства вашей невиновности — больничные листы, справки, выписки, а также фото или видео на отдельном носителе. Например:
«Я опоздал на работу 23.08.2022 года на 3 часа по причине поломки и ремонта собственного автомобиля. Копии документов из ГИБДД прилагаю».
Если вдруг ситуация дойдёт до судебного спора, объяснительная документально подтвердить вашу невиновность.
Важно: если сотрудник писал объяснительные несколько раз по разным поводам, то работодатель вправе расторгнуть трудовой договор — «в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание» — пункт 5 часть 1 статьи 81 ТК РФ.
Вы когда-нибудь писали объяснительную записку?