Должностные инструкции: нужны или нет

Как часто вы встречаете рецепты с неточными формулировками «добавить по вкусу», «варить до готовности»? Раздражает, правда? Должностные инструкции — это «рецепт» для работы, в котором есть конкретика. Как работодателю правильно составлять должностные инструкции?

Зачем компании должностные инструкции

Составлять должностные инструкции для сотрудников — это право, а не обязанность работодателя. Если компания решила обойтись без инструкций, то следует максимально раскрыть трудовые функции специалистов в трудовых договорах.

Польза от должностных инструкций

1. Понятна загрузка сотрудников. При составлении инструкций вы прописываете задачи, которые выполняет каждый работник, и равномерно распределяете их.

Сразу исключаете ситуации, когда Василий работает с утра до ночи, а Пётр сидит в соцсетях, потому что ему нечем заняться или потому, что он передал все задачи Василию как более опытному специалисту.

2. Удобно оценивать качество работы специалистов. С опорой на требования и необходимые для конкретной должности деловые качества, которые вы чётко прописали в должностной инструкции, можно обоснованно:

• отказать соискателю в приёме на работу
• оценить результат работы специалиста после испытательного срока
• привлечь к ответственности сотрудника за невыполнение должностных обязанностей

Инструкция — это не способ наказать, а возможность выстроить работу, чтобы специалисты понимали, чего от них ждут.

3. Работники лояльнее относятся к руководству. Когда отношения подчинённых с начальством прозрачные, чёткие и понятные, всем проще работать.

Вы уже не подойдёте к сотруднику со словами «сделай, у тебя всё равно есть время», если у вас появилась какая-то новая задача. Значит, не будете выглядеть в глазах специалиста самодуром, который нагружает работников без повода.

Сотрудник сошёл с ума. Что делать работодателю?

Никто не застрахован от ситуации, когда у сотрудника внезапно проявляется явное психическое расстройство. Узнали у юристов, как нужно действовать работодателю.

Зарплата.ЖурналZarplata

Трудности с должностными инструкциями

🔵 Потребуется найти баланс, иначе загрузите сотрудников недостаточно или слишком сильно. В первом случае специалисты будут скучать, во втором — быстро выгорят. Вспомните аналогию с рецептом: когда думаете о конкретике, то подразумеваете «щепотку соли», а не чёткое указание на количество крупинок. Так и здесь: задавайте рамки, но не ограничивайте сотрудников.

🔵 Стоит учесть в должностных инструкциях всё необходимое сразу, чтобы не вносить изменения каждый раз, когда появляется задача, про которую вы забыли. Конечно, редактировать документы можно, но зачем злоупотреблять с правками?

Что в законе?

Часть 2 статьи 57 ТК РФ «Содержание трудового договора» гласит, что работодатель не обязан составлять трудовые инструкции, но должен указать трудовую функцию сотрудника: должность, штатное расписание, квалификацию, вид работы. Федеральная служба по труду и занятости тоже не настаивает на написании организациями должностных инструкций.

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0: «Отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность».

Как и в любом правиле, здесь есть исключения. Так, законом РФ от 11.03.1992 г. № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» предусмотрено, что у детективов и охранников должностная инструкция всё же должна быть.

Что должно быть в должностной инструкции?

Статья 8 ТК РФ разрешает компаниям принимать локальные нормативные акты, если инструкции:

• не противоречат законодательству
• не ухудшают положение работника

Например, инструкция не должна обязывать специалиста работать по 10 часов в сутки, даже если эту инструкцию работник подписал добровольно.

Что включить в должностную инструкцию

1. Кто назначает и увольняет сотрудника, кому сотрудник подчиняется, кто подчиняется ему
2. Какое образование и опыт должны быть у специалиста, какие ГОСТы, приказы, программы и др. он должен знать
3. Какими нормативами руководствоваться во время работы
4. Кто заменяет специалиста, когда тот в отпуске или болеет, кого и на каких условиях этот специалист заменяет в таких же ситуациях
5. Какие обязанности должен выполнять специалист и в какие сроки, какие обязанности у его подчинённых
6. Какими правами обладает сотрудник, например, доступ к конфиденциальной информации
7. Какие документы может подписывать без согласования с руководством, с какими отделами взаимодействует самостоятельно

Как выстроить субординацию в команде и никого не спугнуть

Советы по поиску баланса между панибратством и чёрствым формализмом.

Зарплата.ЖурналZarplata

Что ещё важно?

• пишите конкретно: вместо «должен обслуживать автопарк компании» лучше написать «должен следить за состоянием 10-20 легковых автомобилей»

Большой ошибкой будет включать в инструкции фразы типа «и другие распоряжения руководителя»: это максимально расплывчатые формулировки. Ещё раз: инструкции нужны, чтобы руководитель и работники понимали, кто чем должен заниматься.

• следите, чтобы обязанности соответствовали должности, то есть электрик не должен возить коммерческого директора по встречам
• изучите нормативы и профстандарты, чтобы инструкции не противоречили им, согласуйте готовый документ с юристом
• разберитесь в работе, про которую пишете, документы должны соответствовать должностям и компании, так что привлекайте к созданию инструкций самих сотрудников

Например, в одной фирме редактор должен вычитывать тексты, а в другой — писать их самостоятельно — опыт и навыки у таких специалистов отличаются.

У вас в компании есть должностные инструкции?