Учимся элегантно говорить «нет» в рабочих вопросах

Типичный случай: коллега или начальник обращается к вам с просьбой, а вы не можете отказать. Очень хотите сказать «нет», но вместо этого начинаете юлить, что-то мямлить, в итоге соглашаетесь. Давайте разберёмся, почему так происходит, а главное — как вежливо отказать человеку, но при этом не упустить интересные возможности и не испортить отношений.

Почему возникают проблемы с отказом?

Психологи считают, что это напрямую связано с нашим социальным поведением. Если человек избегает говорить «нет» в личной и бытовой жизни, он переносит эту стратегию и в деловую сферу. На самом деле, в первые секунды после услышанного вопроса мы уже знаем, какой ответ хотим дать. А дальше срабатывают психологические установки.

— Как правило, проблемы с отказом возникают у людей со слабыми личными границами. Увы, это распространённая проблема, которая связана с воспитанием и социальными ожиданиями, — поясняет бизнес-психолог и специалист по работе с выгоранием Лилия Воскресенская.

Но дело не только в границах и воспитании. Часто мы не знаем, как отказаться от предложенной работы, из-за побочных эффектов эволюционного развития.

— Человек — существо социальное, и эволюционно мы стараемся быть «в стае», ведь выживать в одиночку раньше было сложнее. В современности этот механизм трансформировался в чувство вины и страха: мы боимся, что обидим человека, а ещё боимся неприятных последствий, — объясняет основатель и ведущий тренер проекта «ХРОНОЛОГИЯ» Татьяна Смирнова.

И третья причина — неуверенность в своих желаниях. Обилие информации, избыток предложений, борьба маркетологов за наше внимание — всё это «расфокусирует».

— В ситуации повышенного предложения, когда маркетинг опережает человеческую мысль, нам хочется иметь всё. Мы готовы получать и потреблять, что дают. И очень часто эта готовность обусловлена не нашим внутренним желанием, а сформирована извне, можно сказать, навязана. Мы теряемся, не понимаем, чего именно хотим, и разучиваемся произносить простое «нет», — считает психолог Григорий Кузнецов.

А потом эта тактика незаметно проникает в нашу рабочую жизнь. Начальник говорит, что внеурочная задача мне понравится…Может, он прав? Как отказать коллеге, ведь он же даёт мне шанс освоить новое…

Всегда помните: вы имеете полное право отказаться от предложения, если речь не идёт о должностных обязанностях в рабочее время. Разберём на примерах, как изящно и элегантно говорить «нет».

Как вежливо отказывать коллегам?

Приготовьте сценарий диалога заранее и держите его в голове, адаптируя к разным ситуациям. Простой, но рабочий алгоритм предлагает Григорий Кузнецов:

Проявляем интерес и благодарим за предложение
Отказываемся и приводим аргументы без долгих рассуждений
Выдвигаем ответное предложение
Просим время на принятие окончательного решения
Запрашиваем дополнительную информацию

Ситуация: коллеги из соседнего отдела попросили помочь с проектом. Вы сразу понимаете, что не возьмётесь за это.

Поблагодарите, расспросите о деталях проекта. Выделите подробность, которая кажется вам самой проблемной, и стройте свой отказ от неё. «О, так это будет 17-го? Тогда не получится, у меня встреча с клиентом». Чтобы сгладить впечатление, попробуйте тут же предложить другие варианты: «Но у меня есть знакомый специалист, он часто берёт такие «шабашки». Потом задайте несколько уточняющих вопросов и скажите, что ещё подумаете над предложением.

Итог: вы отказались, но продемонстрировали вовлечённость, желание помочь.

— Не стоит много и часто извиняться, потому что таким образом у собеседника формируется ощущение, что вы виноваты и должны. А это не так. Проявить сожаление можно, но в пределах разумного, — ещё один ценный совет от Григория Кузнецова.

Как вежливо отказать начальнику?

Боссы бывают разные, потому и универсального рецепта не существует. Зато есть несколько приёмов, как отказать начальнику, с минимальными рисками для карьеры.

Не торопитесь с ответом. Поблагодарите за предложение, возьмите паузу, попросите время подумать и не отвечайте спонтанно.
Сформулируйте причину отказа кратко и чётко. Если у вас перегруз по работе, приведите конкретные цифры, сроки и приоритеты. Уточните, что не хотите подвести начальника и «завалить» задачу. Подчеркните, что готовы напрячься при форс-мажоре, когда есть силы, но именно сейчас их нет.

— Как говорилось в фильме «Брат-2», сила в правде. Искренне объясните, что вас смущает и останавливает. Обычно люди воспринимают это адекватно и ценят открытость, — рекомендует основатель Business Broker Артём Уткин.

Не поддавайтесь давлению. Мягко, но уверенно повторяйте свой отказ, при этом не стоит извиняться слишком часто.

Скажите, что готовы взяться за поручение в другой раз. Идеально будет назвать конкретные сроки. Например, «смогу сделать это через неделю, когда сдадим квартальный отчёт».

Не давайте волю эмоциям. Даже если вы искренне сопереживаете начальнику в сложной ситуации, помните о своих правах. Недавно мы как раз писали о том, как эмпатия мешает в рабочих отношениях.

Как правильно отказать работодателю?

Ситуация: вы передумали устраиваться на работу в компанию, и надо как-то сообщить об этом эйчару / работодателю, не нарушая деловой этики.

Идеальный вариант — отказ в письменной форме или по телефону с проверенными формулировками, например: «Спасибо, что… Но обстоятельства складываются так, что… Желаю вам найти подходящего кандидата. Удачного дня!». То есть схема из трёх шагов:

Благодарим, что вашу кандидатуру выбрали
Отказываемся с объяснением причин
Желаем успешной работы и заканчиваем разговор на позитиве

Если вам предстоит дать ответ при личной встрече, подготовьтесь к разговору по той же схеме. Проработайте чёткие и корректные ответы, будьте готовы к возражениям собеседника.

— Отказывать лучше сразу, без лишних оправданий и эмоций. Тем, кто знает, что с отказами ему сложно, можно порепетировать дома перед зеркалом, и это не шутка, — советует Лилия Воскресенская.

Итог: вы не попали в «чёрные списки» соискателей, оставили о себе приятное впечатление и сохранили контакты на случай нового поиска работы.

«Никто не позаботится о твоих интересах эффективнее, чем ты сам», — простая, но актуальная истина от коуча Валентина Долгова.

— Ко мне на коуч-сессию записался мужчина, 33 года, женат, работает в найме. Его запрос был: «Хочу найти время для своих увлечений». Простой вопрос, а изучив проблему глубже, мы нашли, куда уходит время клиента. В офисе коллеги и начальник отдела постоянно просили помочь или задержаться на работе. Дома он тоже не мог отказать жене в её просьбах. Друзья постоянно забывали, что есть такси, и просили отвезти их в аэропорт. В подавляющем большинстве случаев мужчина соглашался, и естественно забыл, когда в последний раз ходил в спортзал или выполнял любой пункт из списка своих желаний. Он рассказал, что боялся разочаровать оппонента, показаться нечувствительным к просьбе, оказаться эгоистом. Но суть в том, что мы не можем быть ответственными за чужое разочарование. В рамках коучинга клиент разобрался, чего хочет на самом деле, какие у него истинные ценности и установки.

Кстати, Валентин Долгов также рекомендует на досуге почитать книги, которые помогут правильно отказывать людям: «Хватит быть славным парнем» и «Хватит быть для всех хорошей».

А вы владеете искусством тактично говорить «нет»?