Пять распространенных ошибок при оформлении сотрудников на удаленку

Переход на удаленную работу снижает расходы компании, но имеет свои «подводные камни», которые могут обернуться судебными исками. О частых ошибках работодателей при трудоустройстве дистанционных сотрудников и о том, как их избежать, рассказала Наринэ Беглярова, юрист и налоговый консультант, управляющий партнер SoNa Private Consulting.

#1. Неверное составление трудового договора

Взаимоотношения между работодателем и удаленным сотрудником регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Составляя договор, руководитель должен указать, что работа имеет дистанционный характер с отсылкой на ст. 312.1 ТК РФ. Важный пункт, который необходимо указать в договоре — режим работы в соответствии с ч.1 ст. 312. 4 ТК РФ. В противном случае сотрудник имеет право самостоятельно решать, в какое время ему выполнять рабочие задачи. Хотя при этом он все равно обязан соблюдать установленные работодателем сроки.

Чтобы работодатель мог контролировать сотрудника в его рабочее время, можно добавить пункты о правилах взаимодействия сторон. Работодатель в соответствии со ст. 312.8 ТК РФ имеет право вносить дополнительные условия для прекращения договора. Например, таким условием может быть отсутствие взаимодействия с работодателем, когда дистанционный сотрудник без уважительной причины не контактирует по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд (если иное не установлено в договоре), со дня поступления соответствующего запроса от работодателя. Или же изменение места выполнения работы, которое делает невозможным исполнение обязанностей по трудовому договору, например разница в часовых поясах. Поэтому необходимо четко отслеживать сдаваемые работником документы, отчеты, проверять время работы и корректность сроков. При возникновении споров эта мера поможет привлечь сотрудника к ответственности. 

В свою очередь, нельзя требовать от сотрудника срочного исполнения заданий вне рабочего времени, если это не прописано в договоре.

Если организация уже состоит с сотрудником в трудовых отношениях, перевести его на удаленный формат работы можно только с добровольного согласия. Поэтому в первую очередь работодателю необходимо составить письменное соглашение с сотрудником о его переводе, а затем дополнение к договору, в котором будут индивидуальные условия дистанционного труда. 

#2. Не созданы условия труда

Работодатель обязан предоставить работнику программно-технические средства, необходимые для работы,  — ноутбук с установленными платформами для видеоконференций, системами управления проектами и антивирусом, телефон для связи с коллективом и клиентами, гарнитура и т. д. Важно настроить доступ к документам, а в некоторых случаях, предусмотренных договором, оплачивать интернет. В договоре можно прописать, что сотрудник использует собственное оборудование, но при этом работодатель обязан компенсировать ему связанные с этим расходы (ст. 188 ТК РФ).

Если сотрудника не обеспечили всем необходимым, и из-за этого он не может выполнять свои обязанности, то нельзя применять к нему дисциплинарные взыскания — за это легко могут подать в суд. В судебной практике есть примеры, когда суд в подобных ситуациях вставал на сторону работника, вот один из них:

В деле № 88–20593/2021, 2–109/2021 руководитель дал своему подчиненному задание и поставил срок исполнения — пять дней. В установленное время сотрудник работу не выполнил, поэтому ему объявили выговор, с которым тот не согласился и обратился в суд. Выяснилось, что работодатель не обеспечил рабочее место, и сотруднику пришлось самостоятельно настраивать оборудование, консультируясь по телефону со службой поддержки. По решению суда истцу отменили выговор и компенсировали моральный вред.

#3. Не определили порядок отпуска дистанционного работника

Работодатель должен прописывать порядок предоставления отпусков в трудовом договоре. В соответствии со ст. 312.4 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск определяют регулирующими трудовые отношения документами, которые приняты с учетом мнения профсоюза, договором, Трудовым Кодексом и иными актами, содержащими нормы права.

Если не предоставить отпуск сотруднику на дистанте, то за это есть административная ответственность по ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Если же сотрудник временно работает удаленно, отпуск ему предоставляют в соответствии с главой 19 ТК РФ.

#4. Не прописали регламент документооборота

Порядок взаимодействия работодателя и сотрудника, работающего удаленно, регулируются ст. 312.3 ТК РФ. При удаленной работе стороны обычно обмениваются документами с помощью средств электронной связи. В таком случае они обязаны направлять друг другу подтверждение о том, что получили электронный документ, в установленные коллективным договором сроки.

В судебных разбирательствах часто встает вопрос: насколько правомерно ознакамливать сотрудников с внутренними документами в электронном виде. Такой способ соответствует требованиям закона, если сотрудник прочитал и подписал положение об использовании электронной системы документооборота в компании.

#5. Не отслеживается налоговый статус сотрудника

В соответствии п.2 ст. 207 НК РФ, если в течение года физическое лицо проводит за границей больше 183 дней подряд, то оно теряет статус налогового резидента. В этом случае работодатель должен удерживать НДФЛ по повышенной ставке, то есть 30% в соответствии с п. 3 ст. 224 НК РФ. 

Если работодатель перечислит меньшую сумму, придется заплатить штраф согласно ст. 123 НК РФ — 20% от неуплаченной суммы.

Чтобы снизить риски, проверяйте налоговый статус сотрудников каждые шесть месяцев и включите в трудовой договор пункт о порядке подтверждения дат пересечения границы.

Регулирование трудовых отношений с дистанционными работниками требует внимательного подхода со стороны работодателя, но не стоит бояться внедрения удаленной работы. Удаленные сотрудники позволяют работодателю значительно сэкономить средства на офисных издержках, оборудовании и коммунальных расходах. Можно нанимать в штат высококвалифицированных специалистов из разных регионов. Гибкие условия могут повысить не только эффективность и качество выполняемых работ, но и снизить текучесть кадров.

Поставьте 👍, если статья была полезной!