Как сократить сроки адаптации сотрудников в 30 раз, даже если у вас сложный продукт

Как выстроить продуманную систему, чтобы эффективно обучать сотрудников из разных городов, рассказал Залим Кудаев, основатель сети клиник «Зубы за один день».

В 2016 году я одним из первых в России стал развивать иностранный метод имплантации «All-on-4». И сразу столкнулся с кадровой проблемой — не мог найти специалистов, которые разбирались бы в новой технологии. В итоге нанял врачей, которые уже обучились методике за рубежом. Это были уникальные столичные специалисты с высокими зарплатными ожиданиями.

Со временем мы с партнерами задумались о развитии федеральной сети клиник. Понимали, что не найдем столько опытных сотрудников, и нужно упорядочить и автоматизировать обучение, чтобы неопытные кадры не тормозили бизнес. 

Как мы действовали

Прошли обучение за рубежом. Считаю, что бизнесмен, который внедрил на рынок новинку, должен досконально знать свой продукт. У меня нет медицинского образования, поэтому обучение в Испании, Италии, Израиле и Португалии проходил наш главврач, а потом доступно объяснял мне и партнерам все технологические аспекты имплантации.

Создали собственное корпоративное обучение. Мы взяли опыт наших стоматологов-экспертов и добавили знания, которые получили сами, а затем структурировали информацию. Наше обучение охватывает разные подходы к имплантации, потому что имеет несколько независимых источников знаний.

Продумали систему стажировок. Наняли молодых ассистентов для врачей-экспертов, которые около двух лет перенимали опыт во время работы. Выбрали молодежь, потому что им проще изучить инновационные подходы — вчерашние студенты еще не сформировали свой «единственно правильный» процесс работы. 

Выбрали площадку для онлайн-обучения

Когда собрали базу знаний, стали искать площадку, чтобы сотрудники из любого уголка страны легко обучались в удобное время. Выбрали онлайн-платформу iSpring, хотя сейчас есть много аналогичных решений, например, Teachbase, Prodamus.XL и Контур.Класс. 

Платформа обходится в 25 тысяч рублей в год. Мы разместили на ней обучающие уроки и тесты, постоянно добавляем новые материалы и дополняем базу знаний, чтобы обучение всегда было актуальным. 

Важно: заранее продумайте, сколько ваших пользователей будет одновременно сидеть на платформе. От этого зависит тариф. Лайфхак: мы не привязываем аккаунт к одному человеку навсегда, сотрудник пользуется платформой только пока не сдаст экзамен. 

Разделили схемы обучения для молодых и опытных специалистов

Если говорить о молодежи, мы привлекаем ординаторов, которые последний год учатся на ортопедическом или хирургическом отделении стоматологии. Они год ассистируют действующим врачам и параллельно обучаются на платформе. Так получаем крепких специалистов с клиническим мышлением и мануальными навыками.

Новых опытных врачей сначала тестируем на платформе. Составляем лист знаний с указанием сильных и слабых навыков, прошлых результатов и динамики развития в профессии. Затем проводим совместную операцию с нашими сотрудниками. Исходя из навыков нового коллеги, выстраиваем адаптированное обучение. Обычно новички восполняют пробелы знаний за две недели, потому что постоянно практикуются на специальных тренажерах из разных материалов.

Как выбираем и обучаем опытных врачей

Конечно, обучение подходит не для всех, поэтому мы строго отбираем кандидатов. Никого не переучиваем: наш соискатель — специалист с дипломом, ординатурой в хирургии или ортопедии стоматологической клиники. Смотрим, насколько кандидат может слушать и слышать наставника, допускает ли применение новых методик, хочет ли развивать технологии. Выбранных соискателей приглашаем в клинику на пару дней и оцениваем, какие вопросы они задают, как обучаются и применяют знания на практике.

Если говорить об учебе, то мы делим операцию на этапы и каждый этап рассказываем отдельно. Ключевой элемент — повторение материала: врачи многократно отрабатывают каждую манипуляцию, чтобы она стала привычной. Все действия строго контролируем через протоколы и стандарты лечения зубов. Это объективные показатели, которые позволяют оценить, насколько правильно действует доктор.

После каждого этапа повторяем пройденный материал и проводим общий экзамен. Затем новый врач наблюдает за операциями опытного коллеги и ассистирует ему — выполняет простые задачи, например, накладывает швы или фиксирует элементы. Следующий этап — самостоятельная операция под присмотром, это последняя проверка перед допуском к работе. 

Однако первые 70 операций новый доктор выполняет с поддержкой коллег. На это уходит примерно полгода: мы учим новичков не только работать руками, но и стратегически мыслить. Планировать лечение на бумаге — одно, а воплощать его в реальность — совсем другое. Внимательно следим, как врач преобразует свои планы в действия.

Строим подход на системе, где врач — часть команды, которая работает по четким правилам. Так исключаем творчество «по вдохновению», сокращаем вероятность ошибок, и получаем предсказуемый результат во всех клиниках сети. 

Про результаты

Когда мы только начали, обучение опытных специалистов длилось год, а медиков-новичков — два. Теперь профи проходят наш курс за две недели, то есть онбординг сократился по срокам в 30 раз. А молодые врачи учатся в течение года.

Благодаря эффективной системе, в 2024 году мы открыли четыре новые клиники. При этом контролируем качество: количество повторных операций, связанных с переделкой протеза, сократили с 10% до 0,7%.

Теперь планируем доработать систему с помощью искусственного интеллекта. Учим ИИ оценивать качество обучения специалистов и круглосуточно отвечать на вопросы пациентов. Кроме того, генерируем нейросетями тексты, аудио- и видеоматериалы для обучения.