В сотый раз пытаюсь освоить тайм-менеджмент, со мной что-то не так? Или как научиться распределять время

Барьеры, которые мешают планировать время, в основном психологические — прокрастинация, тревога, низкая мотивации, «каша в голове». Но со всем этим можно и нужно работать. Вместе с психологами и коучами разобрали, как стать гуру тайм-менеджмента.

Прокрастинируете

Психологи утверждают, что результат дефицита времени кроется в прокрастинации, когда человек намеренно «откладывает на потом» сложные и неприятные задачи. Прокрастинация может прийти даже под маской тайм-менеджмента, комментирует эксперт Moscow Business School, бизнес-тренер Юлия Денисова.

Маски прокрастинации:

• Игнорировать важные дела в пользу несущественных действий.
• Включать перфекционизм и не завершать начатое до тех пор, пока результат не станет безупречным.
• Планировать цели, которые переходят из года в год или с понедельника в понедельник, но не приступать к реализации.

Что делать

1. Найти глубинные причины прокрастинации. Что вызывает сопротивление и почему?
2. Разбивать большие и сложные задачи на маленькие и простые.
3. Проработать перфекционизм.

Если пока не готовы к работе с психологом, хороших результатов можно достичь через личный дневник, книги самопомощи. Руководитель отдела сопровождения Pressfeed Сергей Сыров рассказал, как использовал игральный кубик, чтобы мотивировать себя на работу:

Когда был рядовым менеджером, мне очень помогала визуализация плана продаж. Я держал перед глазами 10-гранный кубик, в котором каждая грань означала 10% выполнения плана. Кубик напоминал мне, сколько еще осталось сделать для победы в «квесте». Радовался, когда переворачивал кубик на грань с цифрой «10», что означало — план выполнен. Это скрашивало работу и стимулировало на результат.

Испытываете дефицит энергии

Главная задача нашего мозга – не стремиться оптимизировать жизнь, не повышать эффективность, а снижать энергозатраты. Поэтому с точки зрения мозга тайм-менеджмент никогда не станет приоритетной задачей, считает Алена Савинова, психолог, создатель тренингового центра «Путь к себе», Москва.

Что делать

Выяснить, что забирает у вас энергию. Это могут быть:

• незавершенные дела
• конфликты
• отношения, которые не наполняют вас
• отвлекающие факторы
• тревога
• попытки удержать в голове много дел сразу

Когда появится список «воров» энергии, сможете решить, как поступить с каждым из них. Важные дела — завершить, от неважных — отказаться или делегировать, ненужные отношения — разорвать, тревогу — проработать и т. д.

Полезно составить и аналогичный список вещей, которые наполняют энергией и уделить им больше внимания.

Не можете выкроить время на тайм-менеджмент

Если ваш график жизни не позволяет планировать дела на следующий день и отслеживать, на что тратите время, то так и будете вечно  в чем-то отставать. Но нельзя требовать от себя быстрых результатов.

Убеждение, что новую привычку можно сформировать за 21 день, ошибочно. Этого срока недостаточно. Систематизировать и планировать — навык. Потребуется от 30 до 60 дней регулярных действий, чтобы выстроить и закрепить это новое умение — говорит Алена Савинова.

Низкая мотивация

Стремление делать что-то может быть ложным или очень зыбким для понимания, к тайм-менеджменту это тоже относится. Например, понимаете, что четкое планирование принесет вам преимущества, но очень абстрактно.

Согласно «Формуле перемен» Ричарда Бекхарда, изменения происходят, если неудовлетворенность текущей ситуацией, картина желаемого будущего и шаги по ее реализации преодолевают сопротивление переменам. То есть дискомфорт от того, что есть сейчас, сильнее дискомфорта от необходимости действовать, — говорит бизнес-коуч и трекер Юлия Евсикова.

Что делать

Прежде чем начать действовать, «продайте» идею своему мозгу: почувствуйте, как планирование поможет вам классно проводить свободное время.

Сколько встреч с друзьями не придется отменять в последний момент из-за того, что не успеваете. Сколько интересных фильмов успеете посмотреть, как потратите дополнительные деньги от повышения — ведь благодаря тайм-менеджменту сможете стать лучшим сотрудником и получите новую должность и т. д. — советует Алена Савинова.

Акцентируетесь на ошибках

Если фиксироваться на том, что многократно мешало или портило планы, внедрить новую привычку тайм-менеджмента будет очень сложно. Действуйте наоборот.

Подкрепляйте свои усилия похвалой. Возможно, тайм-менеджмент удалось внедрить по ключевым направлениям жизни – например, в работе, зато в домашних делах царит хаос. Не делайте акцент на том, что не удалось, — советует Алена Савинова.

Что делать

1. Прощайте себе ошибки.
2. Просите помощи у близких, коллег и начальства.

Если в ближайшем окружении найти поддержку не получается, обращайтесь к людям, которые близки вам по целям и ценностям.

Выбрали неподходящую технику

Неудача с выбранным подходом, чтобы ввести в свою жизнь тайм-менеджмент, может привести к мысли, что вы просто не умеете планировать, напрочь лишить мотивации.

Если введете «тайм-менеджмент» в поисковой строке, увидите множество ссылок с разными техниками планирования: европейские, американские, азиатские, русские авторы соревнуются за внимание читателя. Но почти все техники имеют вполне конкретную область применения и не годятся на роль «универсальной таблетки», — говорит Юлия Денисова.

Что делать

1. Начать с простых вещей — вести заметки, группировать задачи, ставить напоминалки и т. п.
2. Далее пытаться внедрять более сложные техники, и если они не работают — отметать и пробовать другие.

Путаетесь в приоритетах

«Я ничего не успеваю!» — начинает думать человек, у которого ворох задач. Здесь подключаются тревога и прокрастинация.

Что делать

Прояснить голову поможет матрица Эйзенхауэра — простой, но эффективный инструмент. Все задачи нужно разложить по четырем зонам:

Лучше выполнять рутинную работу, как только она появится, использовать для этого интервалы времени между большой работой. Также важно делегировать задачи, уметь говорить «нет» в рабочих вопросах, чтобы не тратить впустую время и силы в ущерб своим задачам, — говорит Юлия Денисова.

Смешанные эмоции

Страх совершить ошибку подталкивает откладывать задачи на потом и неправильно распределять время в ущерб своей производительности, — говорит Юлия Денисова.

Что делать

1. Разобраться со страхами — здесь те же инструменты, что и в случае с прокрастинацией.
2. «Съесть лягушку» — это психологический трюк. Всегда начинать с самых неприятных и сложных дел, после этого сопротивление постепенно уходит.

Меня чаще всего останавливает социальная тревожность, когда какое-то дело требует коммуникации с людьми, особенно офлайн. Поэтому такие дела у меня часто откладываются, порой на месяцы, хотя их можно сделать за час. Я работаю с этим так: берусь за звонки и встречи в начале дня, делаю упражнения против социальной тревожности, ищу причины страха. Обычно я боюсь неизвестности — не знаешь, какую информацию получишь от того или другого человека, что потом будешь с ней делать. Как правило, эти страхи оказываются надуманными. Мы сильно недооцениваем свою способность действовать в «непредвиденных» обстоятельствах. И упускаем из виду, что может произойти не только что-то плохое, но и хорошее, — делится опытом Андрей, копирайтер Зарплаты.ру.

Действуете вопреки своим ценностями

Если провести более глубокий анализ понятия «тайм-менеджмент», то оно подразумевает технику, которая позволяет нам эффективно управлять своим временем в соответствии с персональными целями и ценностями.

Ценности – это то, что руководит действиями людей, влияет на их поведение, психоэмоциональное состояние, взаимоотношения с другими. Они помогают расставлять приоритеты в жизни, выстраивать четкую структуру мотивации, стратегически планировать, создавать и поддерживать необходимые коммуникации, — уверена Юлия Денисова.

Что делать

1. Расписать свои ценности, внутренние убеждения.
2. Проверить, как с ценностями и убеждениями согласуется та или иная задача.
3. Периодически проверять ценности «на вшивость» — что-то может измениться, когда получите новые знания и опыт.

Не прислушиваетесь к своему здоровью

В списке на последнем месте, но физическое и эмоциональное состояние первое, что стоит проверить.

Хроническая усталость, стресс, дефицит витаминов — все это может мешать реализации планов и эффективности, — говорит Юлия Евсикова.

Что делать

Проверять и регулярно следить за здоровьем — физическим и ментальным.

Как хорошо вам удается распределить время на работе и вне ее? Поставьте реакции, где 👍— очень хорошо, а 👎 — очень плохо.