Что нужно сделать после регистрации бизнеса: 10 важных шагов

Если откроете компанию, а на двери ее офиса не укажите название, получите штраф, а счета могут заблокировать. Вместе с операционным директором «Первой Экспертной Бухгалтерии» Евгенией Васильковой сделали памятку, которая поможет подготовить бизнес к работе после регистрации, чтобы избежать проблем с надзорными органами и не потерять клиентов.

Шаг 0

Для начала история, которая произошла в 2022 году с одной компанией. Бизнес зарегистрировали 8 июля, в пятницу, 11 июля, в понедельник директор получил на руки документы, а уже 12 июля по адресу регистрации явилась налоговая. Посмотрела, что нет никакой вывески компании на дверях, значит по адресу она не существует, и сразу внесла сведения о недостоверности в ЕГРЮЛ.

Такая метка в ЕГРЮЛ грозит штрафами, блокировкой счета, потерей репутации и клиентов, а в крайнем случае — компанию исключат из реестра.

Директору пришлось срочно бежать в налоговую и доказывать реальность адреса: приводить показания свидетелей, соседей по офису, гарантийное письмо от арендодателя. Пришлось также подавать форму Р13014, чтобы исключить запись о недостоверности — на все это ушло две недели.

Поэтому нулевой шаг после регистрации ИП или ООО — повесьте вывеску на двери офиса. Это может быть даже распечатанное название компании на бумаге формата А4.

Шаг 1. Проверить данные ЕГРЮЛ

Общество с ограниченной ответственностью регистрируют за три дня, после чего ФНС выдаст вам:

• копию устава
• свидетельство о госрегистрации и о постановке на налоговый учет
• выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП в случае ИП).

Все эти документы необходимо проверить на ошибки.

Часто ошибки встречаются в данных руководителя или учредителей, наименовании юрлица или адресе, кодах ОКВЭД. У ИП ошибка может закрасться, например, в ИНН. Данные в ЕГРЮЛ и ЕГРИП будут считаться достоверными, и даже если у вас на руках будут документы с корректными сведениями, вы не сможете доказать, что в выписке из реестра есть ошибки.

Как сделать: если в заявлении на регистрацию все данные были корректными, но в ЕГРЮЛ или ЕГРИП они не соответствуют действительности, то это вина налоговой службы. На этот случай существует специальный регламент, который позволяет быстро исправить ошибку. Подайте в ИФНС заявление в свободной форме, укажите в нем, какие данные нужно исправить.

Налоговая обязана проверить информацию об ошибке, и если вы правы, то в течение пяти рабочих дней инспекторы исправят данные. После этого вам направят уведомление, что в реестр внесли корректные сведения, а также новый лист записи ЕГРЮЛ.

Если ошибка произошла по вине компании, сообщите об этом по форме Р13014. Это универсальный документ, который подают при изменении любых данных об ООО. Если вы ИП, то аналогичное заявление подавайте по форме Р24001.

Шаг 2. Изготовить печать

ООО

Для ООО печать обязательна, без нее вы не сможете подписывать документы и заключать контракты. Прямо из налоговой с документами о регистрации отправляйтесь за печатью.

Как сделать: заказать в типографии или рекламном агентстве. Там у вас попросят документы, которые подтверждают сведения на штампе: копию свидетельств ОГРН и постановки на учет в налоговой. Обойдется это вам в 500–5000 рублей — цена зависит от срочности, материала, степени защиты и т. д.

ИП

ИП не обязаны иметь печать, но своим клиентам на старте мы рекомендуем обзавестись печатью, потому что для контрагентов это будет дополнительным гарантом надежности. Без печати крупная компания может отказаться с вами сотрудничать. Печать также упростит работу с банками (некоторые банкиры требуют печать) и упростит работу с большим количеством документации.

Если решите все же обзавестись печатью, подготовьте в типографию следующие документы: паспорт предпринимателя, выписку из ЕГРИП с указанием ОГРНИП, ИНН и адреса регистрации.

Важно: Если изготовите печать, ей придется пользоваться. Если не поставить оттиск на документе, его подлинность можно будет оспорить.

Шаг 3. Нанять сотрудников

Если вы ООО, то, как только запись в ЕГРЮЛ появилась, сразу оформляйте приказ о назначении руководителя и отправляйте в Социальный фонд отчет ЕФС-1.

Если есть сотрудники — без разницы, ИП вы или ООО, заключите с ними трудовые договоры, издайте приказ о приеме на работу, оформите личные карточки, составьте штатное расписание, внесите запись в трудовые книжки.

Если компания ведет деятельность и получает доход, то желательно чтобы директор получал зарплату. Или же кто-то из сотрудников или подрядчиков по ГПХ, которые выполняют работы. В противном случае, у инспекторов появятся к вам вопросы. Штрафы за нарушения в кадровом учете — одни из самых крупных. Так что не забывайте все оформлять документально. Если в штате нет кадровика, эти задачи можно передать на аутсорс.

Шаг 4. Выбрать налоговый режим

При регистрации вас автоматически определят на общую систему — ОСНО. На ней больше всего налогов и отчетов. Если условия позволяют, рекомендуем сразу перейти на один из спецрежимов, который подходит для вашего бизнеса, чтобы не переплачивать в бюджет. С нашими клиентами мы всегда просчитываем предполагаемое соотношение доходов и расходов и выбираем экономный вариант. Например, если расходов планируется больше 60% от дохода, то упрощенка 6% может разорить бизнес, и лучше выбрать вариант ”доходы минус расходы”.

Как это сделать: напишите заявление о переходе на спецрежим. Всего есть пять спецрежимов:

• УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы»
• АУСН
• ЕСХН
• Патент
• Налог на профессиональный доход (НПД)

Для ООО подойдут только первые три — патент и НПД компании применять не могут. ИП могут воспользоваться любым из спецрежимов, нужно только проверить лимиты.

Если вы выбрали УСН, то написать заявление о переходе нужно в течение 30 дней после регистрации, иначе перейти на спецрежим можно будет только в следующем году.

Важно: узнайте про льготы и субсидии. В 2023 году правительство продолжает программу поддержки малого и среднего предпринимательства (МСП): льготное кредитование, гранты, пониженные ставки налогов и взносов — всего более 400 федеральных и региональных мер. Например, некоторые ИП после регистрации имеют право два года не платить налоги. Об условиях налоговых каникул можно узнать в региональном законодательстве.

Шаг 5. Открыть расчетный счет

Для ООО и ИП открывать расчетный счет — право, а не обязанность. Однако счет все же лучше открыть. Без него будут ограничения в расчетах, сможете проводить только сделки до 100 тыс. рублей.

Как это сделать: сравните тарифы в разных банках и выберите подходящий вам. Ориентируйтесь на критерии:

• территориальная доступность — лучше, если банк будет недалеко от офиса
• сроки и стоимость обслуживания
• комиссия за дополнительные услуги
• репутация банка
• дополнительные функции: онлайн-банкинг, бонусы клиента, проценты и т. п.

Можете даже на старте открыть несколько счетов, чтобы на деле оценить условия у каждого. От ИП обычно требуют следующий пакет документов:

• паспорт физлица
• ОГРНИП
• ИНН
• выписка из ЕГРИП
• письмо из государственных органов статистики

ООО понадобятся:

• решение о создании ООО
• устав
• паспорт руководителя и учредителей

Важно: после регистрации ООО учредители обязаны в течение четырех месяцев внести уставной капитал на расчетный счет или наличными в кассу компании. Минимальный размер уставного капитала — 10 000 рублей.

Шаг 6. Узнать регистрационные номера в фондах и органах статистики

После госрегистрации вас автоматически зарегистрируют в СФР, ФОМС, а также в Росстате. Специально никаких заявлений для этого подавать не нужно. А вот проверить регистрацию стоит. Реквизиты и регистрационные номера из СФР понадобятся вам для уплаты взносов, а коды статистики могут запросить в банке, когда будете открывать счет.

Как это сделать: узнать регистрационный номер из СФР можно в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Уведомление о кодах статистики можно получить онлайн через специальный сервис по ИНН компании.

Шаг 7. Получить лицензии и оповестить надзорные органы

Для некоторых видов деятельности обязательна лицензия. Например, лицензия нужна на продажу алкоголя и фармацевтики, чтобы оказывать услуги частного охранного предприятия или перевозок. Штрафы за работу без лицензии доходят до 500 000 рублей, а срок лишения свободы для ИП или руководителя ООО — до 5 лет.

Как это сделать: чтобы получить лицензию, нужно подать заявление и приложить к нему пакет документов — для каждого вида деятельности свои требования, оплатить госпошлину. Лицензирующий орган принимает решение о выдаче лицензии в срок до 45 дней.

Важно: о некоторых видах деятельности представители бизнеса обязаны оповещать надзорные органы. Например, если занимаетесь транспортными перевозками, уведомите Ространснадзор, если открываете точку общепита — Роспотребнадзор. Сделать это необходимо до начала деятельности, в противном случае оштрафуют до 5000 рублей.

Шаг 8. Организовать работу с кассой

Если собираетесь работать с физлицами — обязательно потребуется касса. За работу без кассы ИП и должностное лицо ждет штраф — от 25 до 50% от суммы расчета, но не менее 10 000 рублей. Юрлицам придется заплатить от 75 до 100% от суммы расчета, но не менее 30 000 рублей.

Исключение: предприниматели на НПД — они имеют право работать с физлицами без кассы.

Как это сделать: онлайн-кассу вы можете выбрать либо классическую, которая печатает бумажные чеки и передает данные в налоговую, либо облачную — чеки отправляет на электронную почту и в ФНС. Кассу можно купить или взять в аренду.

Шаг 9. Арендовать помещение

Для ИП адрес регистрации совпадает с его адресом регистрации как физлица, поэтому им не обязательно арендовать помещение. ООО обязаны заключить договор аренды помещения по адресу регистрации. Альтернативный вариант — зарегистрировать компанию по домашнему адресу руководителя или учредителя.

Как уже написали выше, налоговики всегда проверяют адрес регистрации компании и не скупятся на отметки о недобросовестности. Чтобы такой ситуации не произошло, заранее арендуйте помещение под свой бизнес, повесьте вывеску компании и будьте готовы к визиту от инспекторов.

Шаг 10. Организовать бухучет

Вместе с регистрацией в качестве ИП или ООО у вас появится обязанность платить налоги. Внимательно следите за сроками и не пропускайте платежи — если не вести бухгалтерский и налоговый учет, налоговая обязательно обратит на вас внимание.

Как это сделать:

1. Вести бухгалтерию самому. Самый дешевый, но и самый рискованный способ, важно быть уверенным в своих навыках. Подойдет только для бизнеса на упрощенке «Доходы» или патенте с небольшим количеством фактов хозяйственной деятельности: мало бухгалтерских операций, небольшой объем работы, редкая реализация товаров и т. д.
2. Нанять специалиста в штат. Классический вариант. Обойдется компании в 30 000 рублей в месяц и больше, в Москве и других крупных городах ценник будет в разы выше. Из плюсов — сотрудник всегда рядом, есть возможность лично прийти и проконтролировать, как исполняют задачи. Из минусов — нет страховки от ошибок, все финансовые риски несет компания.
3. Передать на аутсорсинг. Сэкономите на зарплате, больничных, отпускных, на рабочем месте и получите полноценную команду специалистов со страховкой от штрафов. Подойдет для малого и среднего бизнеса.