«Я за тобой слежу!»: нужно ли контролировать удаленщиков

Одни устанавливают программы, которые следят за сотрудниками и фотографируют их в случайное время, другие работают на доверии. Попытаемся разобраться, зачем работодателю вести трекинг времени персонала, и так ли он полезен.

Польза от учета рабочего времени удаленщиков

При работе из дома не всем легко держать самодисциплину, сосредоточиваться. Перед сотрудниками не только онлайн-соблазны вроде соцсетей, но и бытовые — немытая посуда, любимый диванчик и сериалы. При этом начальство не заметит, если отвлечься «на 5 минут» (которые могут превратиться в несколько часов).

Логично, что у менеджеров, которые работают с удаленщиками, есть запрос на то, чтобы контролировать рабочее время. Здесь доступны два подхода: контроль процесса и контроль результата, которые работодатели обычно миксуют.

Учет рабочего времени — это контроль процесса. Но его цель — не только дисциплина.

В Proscom мы трекали время еще до того, как это стало мейнстримом, то есть до ковида. Мы делаем это для оптимизации бизнес-процессов, а не для контроля над командой. Наша цель — не уличить кого-то в тунеядстве. Мы не используем автоматизированные средства, которые собирают информацию об активности на компьютере и отправляют скриншоты руководству, и не требуем фиксировать время на походы в туалет, курение или чаепития. Это свидетельствует о полном доверии к нашей команде. Ранее мы использовали Harvest, но из-за ограничений в оплате решили создать свой инструмент — Violet Tracker — сервис трекинга времени, —  говорит Мария Захаркина, директор по проектам в ИТ-компании Proscom.

Тайм-трекинг, по мнению Марии Захаркиной, решает сразу несколько задач:

1. Контроль бюджета и сроков проекта. Чтобы не остаться в минусе и сдать проект вовремя, менеджер проекта мониторит, соответствуют ли фактические затраты плановым. Если показатели отличаются, то менеджер сигнализирует команде о проблеме, чтобы оптимизировать трудозатраты. Благодаря отслеживанию времени можно заметить «дыры», в которые улетают ресурсы. Например, долгие неэффективные встречи или администрирование.
2. Наращивание экспертизы. Накопление информации о фактически затраченном времени на те или иные действия позволяет точнее оценивать трудозатраты и расходовать на это меньше ресурсов. Многое повторяется из проекта в проект, такие вещи можно анализировать и заносить в базу экспертизы.

Некоторые вещи мы пробуем в первый раз. Например, когда-то мы очень недооценили сложность интеграции с запрещенными ныне в РФ соцсетями. Теперь, если нам снова нужно будет ее реализовать, мы сможем найти в отчетах информацию о затраченном времени и корректно составить бюджет.

3. Прозрачность работы при Time&Material. Это подход, при котором заказчик платит не за готовый продукт, а за часы работы команды. Он используется, когда нет четкого ТЗ и нужна гибкость. При использовании T&M трудозатраты должны быть прозрачными для заказчика — затреканные часы идут в отчетность, по которой происходит оплата.
4. Управление мотивацией. Не каждый может вовремя обнаружить и сказать лиду о нарастающей демотивации. Особенно остро эта проблема проявляется в распределенных командах, которые не сидят в одном офисе друг у друга на виду. Отчет может подсветить руководителю, что человек перегружен или же занимается однотипными задачами и недогружен.
5. Инструмент самодисциплины. В условиях удаленной работы и гибкого рабочего графика Violet Tracker помогает нащупать границы рабочего и личного времени и правильно организовать свой день.

Нужен ли тотально контролировать дистанционников

По мнению экспертов, программы мониторинга — спорное решение и дают лишь иллюзорный контроль. Если сотрудник захочет филонить, он найдет способ обмануть программы контроля — подберет софт, а то и сам его напишет, если разработчик. А ответственных и дисциплинированных специалистов онлайн-мониторинг только демотивирует.

Дополнительные сервисы трекинга рабочего времени у сотрудников вызывают неоднозначную реакцию, особенно если их просят устанавливать на личные устройства. Для некоторых специалистов имеет значение среднее время ответа в мессенджере. Например, для нашей команды клиентской поддержки, которая часто общается с клиентами, среднее время ответа – важная метрика. Ответ клиенту в течение 5 минут – хорошо, более 30 минут – вопросы к качеству сервиса. Но для большинства сотрудников прозрачное планирование и результаты в комбинации с доверием решает задачу контроля активности гораздо лучше микроменеджмента или неоднозначных сервисов, — считает Евгений Перов, директор по продукту в корпоративном мессенджере Compass.

Не все люди могут работать на удаленке. Многие в итоге скатываются к занятиям личными делами в рабочее время, например, смотрят что-то на своем телефоне, и тут трекер не поможет. Надо быть аккуратным, и как минимум обсуждать с новыми кандидатами, работали ли они на удаленке и сколько времени (2020 год не показатель). Я больше смотрю на статистику: сколько задач стоит, сколько выполнено, как активен сотрудник в рабочем процессе. И чем выше зарплата и должность человека, тем больше мотивации у него работать, и совсем неважно где: на удаленке или в офисе, — говорит Наталья Белоусова, руководитель компании «Будни бизнеса».

Есть и еще один важный момент: люди интеллектуального труда работают не только перед монитором. Иногда нужно встать, пройтись, немного отвлечься, чтобы «пораскинуть мозгами» и найти нужную идею, решение задачи. А если у сотрудника стоит программа мониторинга, она тут же засчитает это время в «прогул».

Контроль без контроля

Какую бы систему учета рабочего времени вы ни выстроили, важно, чтобы она была прозрачной для сотрудников — те должны знать, как трекают часы, для чего это нужно, как начисляют зарплату (если она почасовая). Стоит донести до сотрудников, что трекер нужен не как «глаз большого брата», а чтобы они сами более трезво оценивали свои ресурсы, регулировали нагрузку и планировали свое время. Тогда у них не будет желания обмануть трекер или «забыть» его включить.

Прозрачность также означает некоторые договоренности, которые нужно заключить «на берегу», то есть при приеме на работу:

• График работы и допустимые отклонения от него. Например, в течение дня сотрудник может отвлечься на полчаса суммарно.
• Скорость ответа в каналах коммуникации. Например, в мессенджере сотрудник должен отвечать в течение часа, в электронной почте — в течение двух-трех часов и т. п.
• Критерии готовности и качества работы. Как должен выглядеть результат работы, чтобы сотрудник понял, что его пора сдавать на проверку?
• Отчетность, которую ведете для внутреннего учета или для клиентов.
• Что следует делать при форс-мажоре. Как поступать сотруднику, если отключили интернет, мешают семейные обстоятельства, не получается уложиться в срок.

Половина нашей команды работает удаленно. В нашем случае оптимальна комбинация честности и прозрачного планирования. Каждый сотрудник в начале рабочего дня отправляет руководителю план на день, а вечером делится результатами и мыслями об итогах рабочего дня: что получилось, что нет, какие сложности возникли. Это помогает видеть, чем занимается удаленный сотрудник, но, что важнее, вовремя замечать «узкие места» и заранее решать сложности. Кроме того, важно, что организуем работу команд мы с помощью Miro и Jira. Там руководитель также может посмотреть, в каком направлении движутся сотрудники, и чем они занимаются, — поделился Евгений Перов.

Часть наших сотрудников работает на удаленке и в гибридном графике. Мы лояльны к учету времени удаленных сотрудников: никаких трекеров времени не установливаем, все идет больше на доверии к людям. Есть корпоративная CRM-система, в которой ведем все задачи компании. Сейчас перешли на Битрикс24, раньше использовали Yougile. Компаниям, которые только начинают, я рекомендую Yougile, так как интерфейс интуитивно понятный, нет сложных настроек и можно внедрить его в компанию всего за несколько дней. Лучше настроить бизнес-процессы так, чтобы результаты работы одного сотрудника были нужны другому, тогда люди сами себя подгоняют. Например, отдел закупок торопит бухгалтерию с оплатами, финансовый отдел торопит менеджеров закрыть сделки, чтобы посчитать прибыль, руководитель проекта торопит подрядчиков, чтобы успеть выполнить работы в срок, иначе в CRM у всех будут просрочки по задачам, и это увидит руководитель, будет на собрании спрашивать, — говорит Наталья Белоусова.

Наконец, проблему контроля помогает решить грамотно выстроенная система мотивации: возможность влиять на свой заработок, карьерные перспективы, well-being программы и просто поддержка от компании в жизненных вопросах. Все это в комплексе дает мотивированных спецов, которые работают с полной отдачей без всякой слежки.

Поставьте 👍, если статья была полезной. А найти хороших сотрудников, которым не нужен «большой брат», можно в нашей базе кандидатов